Politiques approuvés par le conseil d'administration de l'AAPC

Directives concernant la loi sur la concurrence

Contexte

La Loi sur la concurrence est une loi fédérale régissant la conduite des affaires au Canada. Elle contient des dispositions pénales et civiles visant à prévenir des pratiques anticoncurrentielles dans le marché. Elle a pour but de préserver et de favoriser la concurrence au Canada afin de :

  • Stimuler l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne
  • Accroître la participation canadienne aux marchés mondiaux tout en tenant compte du rôle de la concurrence étrangère au Canada
  • Veiller à ce que les PME aient des chances égales de participer à l’économie canadienne
  • Assurer aux consommateurs des prix concurrentiels et un choix de produits

Les lignes directrices suivantes clarifient la façon dont les personnes ayant des activités au sein de l’AAPC doivent se comporter.

Politique

Ces directives s’appliquent au CA de l’AAPC et à tous les membres des comités/groupes de travail/groupes d’études de l’Association.

Les membres de l’AAPC doivent respecter les directives suivantes. Leur non-respect entraînera le renvoi du membre du CA/comité/groupe de travail/groupe d’études en question.

Directives
  • NE PAS DISCUTER de frais, de taux ou de prix actuels ou futurs, ou d’autres détails susceptibles d’avoir des incidences (à la hausse, à la baisse ou neutre) sur les prix, comme les rabais, coûts, remises ou surcharges, les conditions de paiement ou de crédit, ni de conditions générales de vente, notamment les prix payés, les garanties, les changements de capacité notamment le retrait de produits ou de services, les pratiques de mise en marché, les prix au détail suggérés, les appels d’offres ou les contrats, ni de ce qui constitue « un profit juste et raisonnable » ou de marges bénéficiaires. On peut déduire qu’il y a eu une infraction en matière de fixation de prix, s’il y a eu une discussion sur les prix qui a été suivie d’une décision à cet égard par des membres de l’Association, même en l’absence d’entente verbale ou écrite.
  • NE PAS DISCUTER de l’aspect déontologique ou inapproprié des pratiques tarifaires des membres œuvrant dans notre domaine.
  • NE PAS ÉCHANGER de données concernant les honoraires, les prix, la production, la vente, les appels d’offres, les coûts, le crédit des clients ou d’autres politiques ou pratiques commerciales, sauf dans le cadre d’un plan réfléchi et approuvé par le conseiller juridique de l’Association.
  • NE PAS CONCLURE d’ententes avec des entrepreneurs concurrents dans le but de vous partager des clients, des marchés ou des territoires.
  • NE PAS CONCLURE d’ententes avec des entrepreneurs concurrents dans le but d’exclure certains fournisseurs ou autres entreprises.
  • NE PAS TENTER d’empêcher un fournisseur actuel ou potentiel de vendre à l’un de vos concurrents.
  • NE PAS PARLER de vos clients avec vos concurrents, y compris le refus de poursuivre une relation d’affaires avec un client ou les clauses restrictives imposées à des clients.
  • NE PAS ACCEPTER de restrictions concernant l’adhésion, l’établissement de normes, la certification, l’accréditation, ou de programmes d’autoréglementation, sans que ces restrictions ou programmes aient été approuvés par le conseiller juridique de l’Association.
  • CONNAÎTRE la Loi sur la concurrence et DÉTERMINER si certaines de vos activités au sein de l’Association y contreviennent : consultez le site du Bureau de la concurrence à www.cb-bc.gc.ca.
  • EXIGER que toutes les réunions de l’AAPC comportent des ordres du jour communiqués à l’avance, et S’EN TENIR aux ordres du jour établis.
  • EXIGER que les notes et procès-verbaux des réunions énumèrent toutes les personnes présentes et reflètent correctement le contenu de ces réunions et les décisions prises, dans le cas contraire, L’EXIGER.

Lignes directrices concernant le poste de juré externe pour le jury des prix d’excellence de l’AAPC

Approuvé par le Conseil d'administration de l'AAPC le 30 mars 2017

Objet

Orienter le Conseil d’administration de l’AAPC dans le choix et l’approbation d’un juré externe pour le jury annuel des prix d’excellence.

Rôle

Le rôle du juré externe est de fournir un point de vue externe à la profession d’architecte paysagiste, ou une perspective internationale à la profession. 

Le juré externe est un membre ayant un vote de plein droit.

Critères de sélection

Le choix du juré externe doit être approuvé par le CA de l’AAPC, selon la recommandation du président du Comité des prix d’excellence.

Le juré externe doit :

  • travailler ou étudier dans les domaines du design ou des communications
  • connaître l’architecture du paysage

Calendrier et processus

Au moins 3 mois avant la date du jury, le président du Comité des prix d’excellence doit soumettre ses recommandations concernant un juré externe au CA de l’AAPC par l’intermédiaire du directeur général. Le CA ou le comité exécutif de l’AAPC appuiera une recommandation et le président des prix d’excellence pourra alors procéder à l’invitation.

Honoraires du juré externe

1000 $ CAN

Politique de communication et directives

Approuvée par le conseil d’administration de l’AAPC le 23 mars 2015

Introduction

La communication constitue le principal rôle de l’AAPC au sein de la profession. En qualité de porte-parole des architectes paysagistes au Canada, l’AAPC a élaboré un ensemble de normes et procédures en vue d’assurer la clarté et la cohérence de ses communications auprès de ses différents publics.

Par conséquent, la Politique et les directives en matière de communication ont C La politique est particulièrement pertinente pour le Comité de promotion, dont les activités reposent essentiellement sur des projets de communication, et dans le cadre du plan stratégique de l’AAPC, qui énonce que les communications internes et externes constituent une priorité pour l’association.

L’AAPC concentre ses efforts de communication en vue de :

  • promouvoir la mission et les programmes de l’AAPC (congrès, Ordre des associés, prix, etc.);
  • mettre de l’avant les réalisations des membres;
  • fournir des informations et des outils de communication à nos membres;
  • soutenir les communications entre les associations constituantes;
  • soutenir les activités du Comité de promotion;
  • promouvoir les produits et les services de l’association;
  • présenter une image sympathique au public;
  • offrir en tout temps des communications dans les deux langues officielles;
  • protéger la vie privée des membres, établir des limites claires et interdire l’intimidation et le harcèlement.

La politique appuie ces objectifs.

CLIQUER ICI pour lire la politique de communication et directives de l’AAPC
 

Politique de Confidentialité

(Approuvée par le CA de l’AAPC en 2003.)

L’Association des architectes paysagistes du Canada (l’AAPC) s’est engagée à maintenir la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. La politique de confidentialité, qui démontre notre engagement, a été élaborée en conformité avec les lois pertinentes en matière de confidentialité.

Portée de la politique

La présente politique s’applique à l’AAPC et à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels relatifs à ses membres. Elle vise uniquement les renseignements personnels et non les renseignements recueillis, utilisés ou communiqués à l’égard de personnes morales ou d’entités commerciales.

Cette politique n’impose aucune limite à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation par l’AAPC des renseignements suivants :

  • vos coordonnées d’affaires;
  • certains renseignements accessibles au public (p. ex. l’information contenue dans les annuaires téléphoniques et les registres publics).
Responsabilisation

L’AAPC est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde et a désigné un Agent de protection de la vie privée qui est responsable de la conformité de l’AAPC à la présente politique. Vous trouverez les coordonnées de l’agent à la fin du document.

Objets

L’AAPC recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • permettre à l’AAPC de communiquer avec ses membres et avec d’autres personnes;
  • fournir divers services et avantages aux membres et à d’autres personnes;
  • conserver des données sur les compétences et aptitudes particulières des membres;
  • appliquer les procédures de l’AAPC, notamment la participation aux comités et les élections;
  • mener des enquêtes auprès des membres afin d’améliorer les programmes et services;
  • s’acquitter de ses obligations en vertu de la loi et des règlements administratifs de l’AAPC.

Ces renseignements peuvent être communiqués à ces fins à des tiers. Une telle divulgation peut être publique (p. ex. compétences spéciales des membres) ou limitée à des personnes fournissant des services à l’AAPC (p. ex. un préposé au traitement des données). L’AAPC ne partage pas vos renseignements personnels avec des personnes ou organismes qui désirent solliciter votre participation ou votre adhésion ou encore vous offrir des produits ou des services.

La collecte, l’utilisation et la divulgation mentionnées ci-dessus sont nécessaires dans le cadre de votre relation avec l’AAPC à titre de membre.

Vous pouvez demander à l’AAPC de s’abstenir d’utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous au sujet d’événements ou de programmes spéciaux offerts par l’AAPC. L’AAPC s’engage à ne pas vous refuser l’accès à un produit ou à un service simplement parce que vous avez demandé à l’AAPC de ne pas utiliser vos renseignements personnels à ces fins.

Dans les cas où les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés à des fins autres que précisées précédemment, l’AAPC devra préciser lesdites fins et obtenir votre consentement, à moins que l’utilisation soit autorisée ou exigée par la loi.

Consentement

L’AAPC devra obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi autorise ou oblige l’AAPC à le faire sans votre consentement. Par exemple, l’AAPC pourrait recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans vous en aviser ni obtenir votre consentement dans les cas où :

  • l’AAPC recouvre ou acquitte une créance;
  • l’AAPC demande un avis juridique.
D’autres exceptions pourraient s’appliquer.

Votre consentement peut être explicite, implicite ou donné par l’entremise d’un représentant autorisé, tels un avocat, un agent ou un courtier.

Le consentement peut être donné verbalement, par écrit, par voie électronique, par omission (p. ex. si vous n’informez pas l’AAPC que vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués à des fins diverses après avoir été informé desdites fins) ou autrement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales, contractuelles ou autres, à condition que vous donniez un préavis écrit de retrait de consentement à l’AAPC. Dès réception d’un préavis écrit de retrait de consentement, l’AAPC vous informera des conséquences probables du retrait de consentement, qui pourraient inclure l’incapacité de l’AAPC de fournir certains services pour lesquels lesdits renseignements sont nécessaires.

Restrictions de la collecte des renseignements personnels

L’AAPC ne recueillera en aucun cas des renseignements personnels sans discernement et limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnable et nécessaire pour fournir ses services, et raisonnable et nécessaire aux fins consenties par vous. L’AAPC procéda également à la collecte de renseignements personnels conformément à la loi.

Restrictions d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront utilisés ou divulgués uniquement aux fins énoncées ci-dessus et autorisées par la loi.

L’AAPC conservera les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après ladite décision.

L’AAPC devra détruire, effacer ou anonymiser tout document ou autre dossier contenant des renseignements personnels dès qu’il est raisonnable de supposer que la conservation desdits renseignements n’est plus utile aux fins initiales ni nécessaire à des fins légales ou administratives.

L’AAPC procédera avec soin à la destruction de renseignements personnels afin de prévenir tout accès non autorisé à de tels renseignements.

Exactitude

L’AAPC s’assurera, dans la mesure du possible, que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Si vous avisez l’AAPC que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’AAPC procédera aux modifications nécessaires. Le cas échéant, l’AAPC enverra les renseignements modifiés aux tiers à qui ces renseignements ont été divulgués.

Advenant que vos renseignements ne soient pas modifiés à votre satisfaction, l’AAPC annotera les renseignements personnels dont elle a la garde en indiquant qu’une correction a été demandée, mais non effectuée.

Protection des renseignements personnels

L’AAPC protège les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir l’accès, la collecte, l’utilisation, la copie, la modification ou la cession sans autorisation ou des risques similaires.
L’AAPC prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que tous les fournisseurs ou agents qui participent à la prestation de services de l’AAPC mettent en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels d’un niveau comparable. Lesdites mesures de protection comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives ou électroniques. Des mesures d’enquête seront prises si l’AAPC a des motifs raisonnables de croire que des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués de façon inappropriée.

Ouverture

L’AAPC préconise l’ouverture à l’égard des politiques et procédures mises en œuvre pour protéger vos renseignements personnels et communiquera par écrit l’information connexe si vous en faites la demande. De plus, l’AAPC fournira une description du type de renseignements personnels qu’elle possède, ainsi qu’une description générale de son utilisation et de sa divulgation.

Accès

Vous avez un droit d’accès à vos renseignements personnels. Sur présentation d’une demande écrite et après vérification de votre identité, l’AAPC vous fournira tous les renseignements personnels qu’elle détient actuellement, sauf si une loi exige ou permet le refus d’un tel accès. L’AAPC vous fournira également de l’information sur la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés et une description des personnes et organismes, à qui ces renseignements ont été divulgués. Cette information sera disponible dans les 30 jours, à défaut de quoi l’AAPC vous avisera par écrit de la nécessité éventuelle d’un délai supplémentaire pour répondre à votre demande.

Dans l’éventualité cas où une demande d’accès serait refusée, l’AAPC vous en avisera par écrit, en précisant la raison du refus et en indiquant les autres mesures à votre disposition.

Plaintes

En cas de plainte, le plaignant doit faire parvenir sa plainte au bureau de l’AAPC, où elle sera examinée par le Comité exécutif. Un rapport concernant les mesures recommandées sera ensuite présenté au Conseil des gouverneurs de l’AAPC. Le Conseil approuvera ces mesures, qui seront consignées dans un journal de procédure.

Toute demande de renseignements, plainte ou autre question concernant cette politique doit être adressée par écrit à l’agent de protection de la vie privée.

Coordonnées :
Directrice générale
AAPC
12, crois. Forillon
Ottawa (Ontario)
K2M 2W5
executive-director@csla-aapc.ca


 

Politique de l'AAPC sur le remboursement des frais de voyage

Approuvé par le conseil d'administration de l’AAPC le 23 octobre 2013.

Objectif

La présente politique énonce les exigences de voyage applicables au remboursement des dépenses engagées par les membres du Conseil d’administration, des comités et du personnel de l’AAPC pour assister aux réunions de l’AAPC.

La politique assure le remboursement aux employés de l’AAPC des dépenses de voyage.

Dans le cas d’un voyage combinant les affaires de l’AAPC et des vacances, seules les dépenses liées aux affaires sont admissibles au remboursement.

La présente politique doit être révisée et mise à jour tous les ans.

Voyages

Par avion : Billets au tarif de l’une des deux catégories de base, plus le coût de l’assurance voyage, les taxes d’améliorations aéroportuaires et les autres frais connexes.

En voiture : Conformément aux lignes directrices du Conseil du Trésor – 0,57 $/km.

Par train : Via Rail « 1 » si moins coûteux que l’avion.

Véhicule de location, navette, transport en commun, stationnement ou taxi : coûts réels.

Hébergement

Hôtel : chambres aux tarifs négociés par l’AAPC pour un hôtel de classes affaires intermédiaire, plus les taxes applicables. Les frais accessoires d’hôtel sont remboursés tel qu’indiqué ci-dessous.

Frais de repas

Maximum de 75 CAD par jour (pour les repas de groupe, les noms de tous les participants doivent être indiqués). Ce montant maximal n’est pas applicable aux destinations suivantes : Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut et destinations internationales, auxquels cas les dépenses réelles sont remboursables.

Frais accessoires

Les frais suivants sont admissibles jusqu’à un maximum de 35 CAD par jour : téléphone, télécopieur et courriel, pourboires, nettoyage à sec ou blanchisserie et articles personnels.

Procédure

Pour obtenir le remboursement de telles dépenses, on doit présenter un formulaire de demande remboursement accompagné des reçus originaux au directeur exécutif dans les 90 jours suivant la date de la réunion.

Politique de vérification

Approuvé par le conseil d’administration de l’AAPC en 2007

L’AAPC fera préparer ses états financiers annuels par un comptable agréé qualifié. Lesdits états financiers seront examinés par un vérificateur et toutes les déclarations de revenus requises seront préparées.

Procédure

Le directeur général doit s’assurer que les états financiers de l’AAPC seront préparés chaque année.
 

Politique et lignes directrices sur l'archivage

(Approuvé par le conseil d’administration de l’AAPC le 11 juillet 2013.)

Contexte

Au cours de ses 80 ans d’histoire, l’AAPC a accumulé plus de 75 boîtes de documents. Lors de son entrée en fonctions, en mars 2012, l’une des priorités de la directrice exécutive Michelle Legault fut de compléter l’archivage de tous les documents de l’AAPC. Cependant, l’archivage est un processus permanent et devrait faire partie intégrante de l’administration de l’AAPC.

Documents papier

De mars 2012 à mars 2013, tous les documents papier ont été examinés et classés selon trois catégories :

  • entreposés dans le bureau, en format électronique ou papier,
  • entreposés hors site,
  • éliminés.

De plus, les procès-verbaux, rapports annuels et renseignements historiques ont été chargés sur le site Web de l’AAPC, établissant ainsi un système de double sauvegarde.

Documents électroniques

En mars 2012, tous les documents électroniques reçus des administrateurs précédents ont été consolidés en un seul fichier électronique.

Définitions

Archives
Documents considérés comme ayant une valeur permanente.

Documents électroniques
Documents communiqués et mis à jour au moyen de matériel électronique.

Documents papier
L’ensemble des dossiers, livres et publications sur papier.

Documents essentiels
Documents cruciaux pour la continuité de l’organisation, tels les règlements administratifs, lettres patentes, certificats de prorogation, rapports annuels, procès-verbaux de réunions, guides de conseils, politiques et procédures, états financiers, polices d’assurance et contrats.

Responsabilité

La responsabilité de la mise en œuvre de la présente politique incombe au directeur exécutif.

Politique

Objet
La présente politique a pour but d’établir un cadre de gestion efficace des documents de l’AAPC. La présente politique fournit aux employés actuels et futurs de l’AAPC des conseils pour la création et l’utilisation des documents de l’AAPC et établit des normes de classification, de gestion et d’entreposage desdits documents.

Il est essentiel que l’AAPC maintienne un programme efficace de tenue de dossiers pour s’acquitter de son engagement à l’égard de la transparence et de la responsabilisation administratives. Un tel programme permet également à l’AAPC de rendre compte de ses décisions et de ses actions en présentant des preuves essentielles sous forme de documents et assure la préservation de l’historique de l’Association. La présente politique vise à garantir que les activités de l’AAPC sont documentées adéquatement, puis gérées conformément aux meilleures pratiques.

Une copie de sauvegarde des documents électroniques de l’AAPC doit être effectuée au moins une fois par semaine.

Une copie de la copie de sauvegarde des documents de l’AAPC doit être conservée dans un coffre-fort à l’épreuve du feu.

Les documents essentiels de l’AAPC doivent être numérisés, conservés dans les dossiers électroniques et sauvegardés de façon appropriée.

La McLaughlin Library de l’Université de Guelph doit recevoir chaque année les fichiers des prix d’excellence.

Le dépôt légal de Landscapes/Paysages auprès de Bibliothèque et Archives Canada est obligatoire.

Lignes directrices sur l’archivage des documents de l’AAPC

Documents électroniques
Les documents électroniques ont le même statut que les documents papier. Les documents électroniques et papier font l’objet des mêmes exigences prévues par la loi et on doit leur accorder le même degré de confidentialité et de soin. Par conséquent, les documents électroniques doivent être gérés dans le cadre normal de la tenue de dossiers. Pour l’entreposage des documents électroniques, les lignes directrices suivantes s’appliquent :

  • Les versions doivent être identifiées selon la date.
  • Les marques de suivi des modifications doivent être supprimées.
  • Les documents doivent être enregistrés en format .pdf ou selon un autre procédé micrographique, dans la mesure du possible.

Entreposage: Les documents électroniques contenant des documents de transactions officielles devraient être sauvegardés et migrés vers les nouveaux systèmes ou transférés à des systèmes de stockage hors ligne tels des CD-ROM pour la conservation à long terme. On doit élaborer des stratégies afin de s’assurer que ces documents restent accessibles et utilisables au moyen de toutes les prochaines générations de logiciels pendant toute la durée de leur conservation.

Destruction: Les documents stockés sur des supports magnétiques comme des disquettes doivent être détruits en reformatant le support au moins une fois. La suppression de fichiers sur un support magnétique n’est pas suffisante pour assurer la destruction des documents. Les copies de sauvegarde des documents doivent également être détruites. Les documents conservés sur des supports optiques, tels des disques réinscriptibles, doivent être détruits en coupant ou en broyant le support ou par d’autres moyens physiques.

Documents papier
Le papier est très vulnérable à la détérioration physique et chimique. Il est donc nécessaire de conserver les documents de façon simple, mais soigneuse, dans des conditions contrôlées, afin de préserver l’historique de l’organisation. La méthode la plus simple de conservation des documents historiques d’une organisation consiste à contrôler l’« environnement » des documents.

Les documents devraient être conservés dans des chemises étiquetées, sans acide ni couleur (susceptible de déteindre en cas de dégât d’eau). Les chemises devraient être entreposées dans un classeur à dossiers suspendus (et non empilées, ce qui pourrait accélérer la détérioration du papier). On doit éviter d’utiliser des cartables, qui prennent beaucoup de place et peuvent causer le gondolement et la détérioration du papier.

Contrôle des versions: Les versions antérieures (c.-à-d. préliminaires) de documents peuvent être supprimées une fois qu’elles ne sont plus nécessaires pour créer de nouveaux documents. Par contre, on ne doit pas éliminer les versions préliminaires qui documentent des décisions, raisons et actions importantes et qui contiennent de l’information importante non contenue dans la version finale du document. Ces directives sont applicables aux versions préliminaires de documents papier ou électroniques.

Destruction: Dans le cadre de la pratique administrative normale, on procède à la destruction des documents doubles, sans importance ou destinés à une utilisation à court terme seulement. Cette directive est applicable aux documents papier ou électroniques.

Les documents des catégories suivantes peuvent être détruits dans le cadre de la pratique administrative normale :

  • manuels ou directives périmés;
  • catalogues et revues spécialisées;
  • copies d’extraits de presse, de déclarations à la presse et de matériel publicitaire;
  • lettres de remerciements ou de condoléances et lettres anonymes;
  • demandes de renseignements d’ordre général;
  • listes d’adresses et avis de changement d’adresse;
  • calendriers et agendas;
  • télécopies dont on possède une photocopie;
  • messages téléphoniques;
  • versions préliminaires de rapports, correspondance, discours, notes, feuilles de calcul, etc.;
  • rapports réguliers de statistiques et d’étape compilés et reproduits dans d’autres rapports.
Archival and Special Collections Branch de l’Université de Guelph

En septembre 1991, l’AAPC a confié à l’Université de Guelph la garde de ses archives officielles de prix d’excellence. Le fonds documentaire de l’Université de Guelph couvre les projets ayant mérité des prix d’excellence de l’Association des architectes paysagistes du Canada depuis 1987.

Les dossiers sont classés par ordre chronologique et alphabétique, et par nom de projet à l’intérieur de chaque année. La collection compte plus de 600 dossiers de projets, dont un grand nombre contiennent des photos, bandes audio, diapositives, vidéos, disquettes, monographies, lettres, formulaires d’inscription et commentaires de jurys. Les présentations et les images de projets plus récents sont sur disques.

Les documents de l’AAPC ont été répertoriés dans le catalogue de la bibliothèque de l’Université de Guelph, PRIMO. Des dossiers complets indiquent les noms et dates des projets, le format et la nature des matériaux, les clients et personnes associées, ainsi qu’une brève description du contenu des dossiers et la cote topographique de la bibliothèque indiquant l’emplacement des dossiers.

La bibliothèque détient également une petite quantité de documents historiques connexes sur l’AAPC, dont :

  • listes de membres,
  • correspondance,
  • biographies de membres,
  • procès-verbaux des conseils de 1934 à 1978,
  • code d’éthique de l’AAPC,
  • liste de membres d’organismes constituants (AALA, BCSLA, OALA, AAPQ, ASLA, FIAP) des soixante-dix;
  • correspondance du président de l’AAPC de 1963 à 1969;
  • rapports d’agrément;
  • documents des réunions du conseil d’administration et du Comité exécutif des années quatre-vingt, quatre-vingt-dix et deux mille;
  • dossiers de la FIAP et de l’Alliance internationale.

À l’avenir, l’Université de Guelph a convenu d’accepter toutes les archives de l’AAPC.
 

Politique et lignes directrices sur le congrès

(Approuvées le 15 mars 1983, modifiées le 23 octobre 2013 et le 30 mars 2017)

Introduction

La sélection d’un lieu approprié pour la tenue du Congrès de l’AAPC est essentielle. Ce lieu doit être attrayant, accessible et abordable, offrir un avantage clair de l’emplacement choisi du point de vue du rayonnement, de la collaboration, etc. et donner aux membres l’occasion d’étendre leurs connaissances afin de maximiser le nombre des délégués.

Contexte

L’AAPC organise un Congrès annuel comportant des réunions des CA, une assemblée générale annuelle, un banquet de remise des prix et l’intronisation des nouveaux membres de l’Ordre des associés. Il offre également des occasions de perfectionnement professionnel et de réseautage pour les membres.

Depuis plusieurs années, l’AAPC faisait équipe avec une association constituante qui, au nom de l’AAPC, organise le Congrès. À partir de 2013, cependant, l’AAPC assume la planification du Congrès, en maintenant généralement la relation d’hôte avec l’association constituante et en confiant à cette dernière certains aspects de la planification.

Une liste des congrès antérieurs de l’AAPC est jointe à la fin des présentes politiques et lignes directrices, à l’annexe A.

Politique
  • Le lieu du Congrès doit être approuvé par le CA. La rentabilité, la convenance de la destination de voyage et les questions logistiques doivent être prises en compte pour choisir le lieu du Congrès.
  • Le Congrès doit être tenu à des intervalles d’au moins dix (10) mois et d’au plus dix-huit (18) mois, à la date approuvée par le CA.
  • L’AAPC assume la responsabilité de l’administration et de la comptabilité du Congrès.
  • On doit conclure lors de chaque événement une entente de partenariat avec les associations constituantes décrivant en détail les rôles et responsabilités, et une convention de partage des bénéfices.
  • L’état des profits et pertes, et leur répartition entre l’organisme constituant et l’AAPC doivent être négociés pour chaque événement.
  • La publicité, les formulaires d’inscription, la programmation et les renseignements connexes liés au Congrès doivent être publiés entièrement dans les deux langues officielles.
  • Un comité de planification, incluant le directeur exécutif de l’AAPC, doit être constitué pour chaque congrès. Ce comité relèvera du conseil d’administration de l’AAPC.
  • Le profit de l'événement devrait être payé au partenaire selon la formule suivante: 75 % lorsque la comptabilité de l'événement est complétée, et la balance remise quand la vérification des états financiers de l'AAPC est complété. 
Lignes directrices visant les rôles et responsabilités de l’AAPC et de l’organisme constituant

Le tableau qui suit illustre le partage des secteurs de responsabilité pour le Congrès :

AAPC

  • Gestion financière
  • Communications
  • Logistique générale
  • Coordination avec l’hôte
  • Appel de commandites
  • Appel de conférenciers
  • Graphisme et aménagement
  • Coordination des inscriptions

Association constituante

  • Coordination sur place du salon professionnel
  • Définition du thème et du programme et sélection des conférenciers
  • Coordination des bénévoles
  • Coordination des visites et du transport

Les deux

  • Nomination d’un président du Congrès et d’un comité de planification
  • Sélection d’un emplacement
  • Établissement du budget du Congrès
  • Établissement de l’horaire
Directives pour l’évaluation du lieu et de la date du Congrès

Pour choisir le lieu et la date du Congrès, on doit évaluer les éléments suivants :

Participation :

  • Disponibilité des membres et non-membres à l’emplacement proposé
  • Disponibilité des technologies de communication pour la participation à distance des membres

Contenu des conférences :

  • Disponibilité de conférenciers locaux
  • Disponibilité de visites locales

Recettes des conférences :

  • Pertinence pour les exposants et commanditaires d’un salon professionnel

Logistique :

  • Soutien pour l’emplacement proposé
  • Lieux convenables pour conférences/événements et réceptions hors site
  • Télécommunications et infrastructure
  • Disponibilité de l’hébergement

Attrait et ressources du lieu pour les participants :

  • Barrières linguistiques potentielles
  • Accessibilité du transport
  • Stabilité économique du lieu
  • Sécurité
  • Installations médicales
  • Climat
  • Possibilités touristiques

Synchronisation des conférences :

  • Conférences concurrentes ou connexes
Lignes directrices visant les emplacements situés à l’étranger

L’AAPC peut organiser des congrès à l’étranger à des intervalles d’au moins cinq (5) ans.
Les emplacements à l’étranger doivent :

offrir aux membres de l’AAPC dans l’impossibilité de se rendre sur place des moyens de participer au Congrès à distance en temps réel.

offrir des conditions favorables quant à la réglementation douanière, aux exigences en matière de visa et à la sécurité.
 

Politique et procédure d'orientation des membres du conseil d'administration

Approuvé par le conseil d'administration de l'AAPC le 8 juin 2012.

Responsabilité

Il incombe au directeur exécutif et au Comité exécutif d’élaborer et d’exécuter un programme efficace d’orientation du conseil d’administration (CA).

Objet

L’orientation a pour but de préparer les nouveaux membres du CA à leur rôle au sein de l’organisation. L’orientation est également très utile à tous les membres pour s’assurer que tous agissent selon une même base de connaissances. En fournissant à tous les nouveaux membres une orientation appropriée, on s’assure que le CA reste bien informé et possède les connaissances nécessaires pour diriger une organisation efficace, sans égard à la rotation naturelle de ses membres.

Politique et procédure

L’orientation doit avoir lieu dès l’élection ou la nomination des nouveaux membres. Dans le mois suivant leur nomination au conseil d’administration de l’AAPC, les nouveaux membres doivent recevoir :

  • un Guide du conseil d’administration,
  • un Manuel de politiques de l’AAPC,
  • le Rapport annuel le plus récent,
  • le Plan stratégique en vigueur,
  • le procès-verbal des deux dernières réunions du CA.

Le président de l’AAPC doit communiquer avec les nouveaux membres par téléphone ou par courriel afin de répondre à leurs questions éventuelles au sujet des documents envoyés par le directeur exécutif. Le directeur exécutif doit effectuer un suivi, au besoin. Le nouveau membre doit également s’efforcer d’obtenir un breffage complet par le représentant sortant de l’Association, si possible. Enfin, le directeur exécutif doit s’assurer que le nouveau membre possède l’information nécessaire au cours des réunions, et organiser des échanges informels avant ou après les réunions régulières, au besoin.
 

Politique et procédures de facturation

(Approuvées par le conseil d’administration de l’AAPC le 29 mai 2014)

Responsabilité

La responsabilité de la facturation et de la perception revient au directeur général, au Comité des finances et au comptable de l’AAPC.

Raison d’être

La politique et les procédures de facturation de l’AAPC visent à établir des normes concernant la facturation et la perception des comptes clients, et à assurer l’uniformité des procédés, surtout en ce qui touche la gestion des comptes en souffrance.

Portée

Les procédures s’appliquent à toutes les factures émises par l’AAPC.

Politique concernant la facturation

Le client reçoit une facture dès qu’un produit lui est livré ou qu’un service lui est rendu par l’AAPC.

Les clients sont tenus de régler le montant intégral spécifié sur la facture.

Toutes les factures sont payables à la réception.

Lors de l’assemblée générale annuelle, tout membre ayant une ou des factures en souffrance ne pourra voter.
 
La non-réception d’une facture ne libère pas un client de son obligation de l’acquitter. La date d’envoi d’une facture figurant dans les dossiers de l’AAPC constitue une preuve suffisante de produit(s) livré(s) ou de service(s) rendu(s).

Politique sur le statut des membres

Les membres réguliers en règle sont des architectes paysagistes membres d’une association constituante ou affiliée approuvée à titre de catégorie membre de l’Association.

Pour être en règle au sein de l’AAPC, un membre :

  • doit être en règle selon les critères de son association constituante ou affiliée;
  • ne doit pas avoir de factures impayées depuis 90 jours ou plus.

Les membres en règle peuvent :

  • Se servir de l’appellation AAPC.
  • Voter aux élections de l’AAPC.
  • Être sélectionnés pour tout prix ou bourse de l’AAPC.
  • Être élus au Conseil d’Administration de l’AAPC.

Procédures

  1. Factures échues depuis moins de 30 jours : le directeur général demande au comptable d’envoyer la facture à nouveau.
  2. Factures échues depuis moins de 60 jours : le directeur général communique avec la personne concernée pour s’enquérir au sujet du défaut de paiement. Il offre au client éprouvant des difficultés financières un calendrier de paiement doté d’un montant payable immédiatement, et tente d’obtenir du client une promesse de paiement ou un paiement par chèque postdaté.
  3. Factures échues depuis moins de 90 jours : le Comité des finances devrait évaluer les comptes clients au cas par cas, et établir une stratégie de recouvrement. Les membres en défaut de paiement perdront leur statut « en règle ».  
  4. Accuser réception du paiement : Communiquer avec le client par téléphone ou par courriel lorsque la facture a été payée et que les fonds ont été reçus.
  5. Membres ayant perdu leur statut « en règle » : tout achat subséquent est refusé jusqu’à ce que la facture originale ait été acquittée (c.-à-d. propositions de candidature, inscription aux congrès, offres d’emploi, etc.). Ces membres seront par ailleurs privés de leur droit de vote aux élections de l’AAPC ainsi qu’à l’Assemblée générale annuelle.
  6. Les membres peuvent en appeler de la décision de les priver de leur statut en faisant parvenir au directeur général une lettre justificative accompagnée de leur paiement ou des détails de leur calendrier de paiement, afin de rétablir éventuellement leur statut « en règle ».

Politique sur l'assemblée générale annuelle

Approuvé par le conseil d’administration de l’AAPC le 15 mars 1983. Révisé en 2007.

Le directeur général de l’AAPC est responsable de l’organisation de l’Assemblée annuelle. Aucun autre événement de congrès ne doit coïncider avec l’Assemblée annuelle. La salle de réunion doit pouvoir accueillir au moins cent (100) membres et être pourvue d’un système de sonorisation.

L’ordre du jour de l’Assemblée annuelle doit suivre le modèle suivant :

  1. Ouverture de l’assemblée (le président).
  2. Lecture de l’avis de convocation de l’Assemblée annuelle (le directeur exécutif).
  3. Détermination de la nécessité ou non du quorum pour les membres (le président).
  4. Présentation des intervenants principaux (le président).
  5. Dépôt et lecture du procès-verbal de l’Assemblée annuelle précédente (le directeur exécutif).
  6. Dépôt du rapport du président sur l’Association (le président).
  7. Dépôt du rapport sur les comptes de l’Association (le président du Comité des finances).
  8. Dépôt du rapport sur l’élection des dirigeants (la secrétaire-trésorière exécutive).
  9. Ratification aux fins de l’adoption à l’unanimité du rapport sur l’élection des dirigeants (le président).
  10. Présentation du nouveau président élu et invitation à prendre place à la table d’honneur (le président)
  11. Présentation du prochain Congrès annuel (président de l’association constituante ou président du Congrès).
  12. Période de questions et réponses pour les membres (le président).
  13. Présentation du nouveau président (le président).
  14. Remerciements officiels de l’Association au président sortant (le nouveau président).
  15. Rapport du nouveau président.
  16. Levée de l’assemblée (le nouveau président)

Politique sur le bulletin

Approuvé par le conseil d’administration de l’AAPC en janvier 2003

L’AAPC doit publier un bulletin à distribuer aux membres et aux parties intéressées, conformément à ce qui suit :

  • Le Bulletin est publié dans les deux langues officielles.
  • Le Bulletin est un document électronique seulement – il est envoyé par courriel aux membres et affiché sur le site Web de l’AAPC.
  • Le Bulletin doit être livré sur une base régulière, au moins six (6) fois par année.
  • Tous les membres de l’AAPC, du CA et des associations constituantes sont invités à contribuer au contenu, dont l’inclusion sera déterminée par le directeur exécutif.

Politique sur le fonds de réserve

(Approuvée par le Conseil d'administration de l'AAPC le 4 novembre 2006, révisée le 20 mars 2013)

Objet

La gestion du fonds de réserve de l’AAPC.

Définition

Le fonds de réserve de l’AAPC a pour but de constituer un coussin financier en cas de perte imprévue de revenus ou de dépenses extraordinaires.

Politique

L’AAPC doit maintenir un fonds de réserve d’au moins cent vingt-cinq mille dollars (125 000 $), soit le tiers du budget de fonctionnement annuel de l’AAPC, qui doit être investi dans cinq (5) certificats de placement garantis (CPG) séparés à échéances échelonnées.

Les intérêts provenant de ces investissements doivent être entièrement réinvestis dans le fonds de réserve, afin de suivre l’inflation.

Procédures

Le directeur exécutif doit administrer le fonds de réserve et tenir le conseil d’administration de l’AAPC au courant de l’évolution de ces CPG par le biais de rapports cumulatifs réguliers.

Le fonds de réserve doit être divisé en cinq (5) segments à investir chacun dans un CPG dont l’année d’échéance est différente. Chaque CPG venu à échéance doit être réinvesti pour une durée de trois à cinq ans. Le fonds peut être utilisé soit directement soit en garantie de prêt.

Contexte

La nécessité et la valeur d’un fonds de réserve devraient être établies en fonction directe des risques raisonnablement prévisibles. Dans le cas de l’AAPC, les revenus proviennent des cotisations annuelles. Le risque tiendrait à ce que, pour une raison quelconque, une ou plusieurs des organismes constituants se retirent soudainement ou omettent de verser les cotisations. L’Association serait alors tenue de payer tout engagement en cours.

Le comptable consulté par l’AAPC a recommandé d’investir le fonds de réserve uniquement dans des instruments portant intérêt. Un fonds de réserve n’est pas un fonds de croissance et, par conséquent, ne devrait pas être investi dans des actions ou autres instruments dont la valeur fluctue à la hausse comme à la baisse.

Politique sur le représentant auprès de la FIAP

(Approuvée  par le conseil d'administration de l'AAPC en octobre 2003, révisée en novembre 2013)

Nomination

Le conseil d’administration de l’AAPC doit nommer un représentant auprès de la FIAP en vertu d’une motion du CA.

Durée du mandat

Le mandat du représentant auprès de la FIAP est de trois (3) ans. Le mandat d’un représentant en poste peut être renouvelé uniquement si aucun autre candidat n’est identifié. Un tel mandat est de trois (3) ans et n’est pas renouvelable.

Nomination et élection des candidats

Le CA doit proposer deux membres à un comité de nomination de la FIAP, chargé de choisir entre deux candidats ayant accepté d’être considérés pour la nomination. Les candidats à la nomination à titre de représentant auprès de la FIAP sont normalement choisis parmi les anciens présidents de l’AAPC. Les noms des candidats doivent être indiqués uniquement au CA, et non divulgués publiquement.

Le candidat retenu doit être sélectionné par vote secret du Conseil des gouverneurs. Le président du CA vote uniquement en cas d’égalité des voix.

Politique sur le statut des associations affiliées

Reconnaissance des associations affiliées

Les règlements administratifs stipulent que, sous réserve d’approbation par vote à majorité qualifiée du CA (un vote positif des deux tiers des membres du CA présents et habiles à voter), le statut d’affiliation peut être accordé à une association active dans le domaine ou appuyant la profession de l’architecture de paysage. Ce statut permettrait aux membres de catégories déjà approuvées de ladite association de devenir également membres de l’AAPC sous réserve du paiement par ladite association des cotisations individuelles prescrites. Les règlements exigent qu’une telle reconnaissance d’une association affiliée précise les catégories de membres de l’affiliée admissibles à l’adhésion à l’AAPC. (Voir les autres exigences des règlements.)

Politique

Les demandes de reconnaissance du statut d’affiliation doivent être par écrit et présentées au directeur exécutif de l’AAPC. Le directeur exécutif pourrait conseiller à l’organisation demandeuse de vérifier que la demande est complète et présentée de façon appropriée.

Les demandes de reconnaissance doivent inclure les renseignements suivants :

  • le nom et les coordonnées de l’organisation demandeuse;
  • une liste des membres actuels du CA;
  • une copie des règlements administratifs en vigueur de l’organisation et de sa mission, si elle est constituée en personne morale;
  • une description détaillée des activités connexes et de l’appui de l’association demandeuse à la profession de l’architecture de paysage;
  • des détails au sujet de ces catégories de membres, y compris les critères, le nombre de membres et les cotisations pour chaque catégorie;
  • le processus d’élection ou de nomination par l’association du représentant auprès du conseil d’administration de l’AAPC;
  • les catégories de membres (si plus d’une) faisant l’objet de la demande du statut de membres réguliers de l’AAPC sous réserve de l’approbation du statut d’affiliation de l’organisation.

Les cotisations doivent être payées par l’association affiliée le 1er avril de chaque année ou, pour les nouvelles affiliées, dans les trente (30) jours suivant la réception d’une facture de cotisations de l’AAPC.

Les cotisations initiales seront établies en proportion de la partie restante de l’année d’adhésion à l’AAPC.

Afin d’encourager et d’appuyer l’adhésion aux associations constituantes, les membres d’une organisation affiliée qui sont également membres d’une association constituante ne sont pas tenus de payer une cotisation supplémentaire pour leur adhésion à une association affiliée. Les associations affiliées doivent fournir une liste de leurs membres qui sont également membres d’un organisme constituant et l’AAPC doit déduire les cotisations individuelles correspondantes du montant des cotisations payables par l’affiliée.

L’association affiliée doit remettre à l’AAPC un avis écrit indiquant le nom de la personne désignée à titre de représentant auprès du conseil d’administration de l’AAPC et payer toutes les cotisations applicables.

Retrait de la reconnaissance

Les règlements administratifs de l’AAPC stipulent que le CA peut, par vote unanime des représentants de toutes les organismes constituants auprès du CA, cesser de reconnaître toute association affiliée qui aurait omis à plusieurs reprises de régler ses droits d’adhésion ou qui tolérerait des pratiques qui portent atteinte à la profession d’architecte paysagiste.

Politique

Le CA doit aviser par écrit l’association affiliée que son statut d’affiliation fait l’objet d’une révision. Un tel avis doit être signifié au moins trente (30) jours avant la réunion du CA au cours de laquelle la révision doit être effectuée.

Le conseil d’administration de l’AAPC peut se réunir par téléconférence, conformément aux règlements administratifs, afin de voter sur le retrait ou non de la reconnaissance d’associations affiliées en raison de la nécessité d’un vote unanime de tous les représentants d’organismes constituants auprès du conseil d’administration de l’AAPC.

Les associations affiliées peuvent également demander le retrait de la reconnaissance de leur statut d’affiliation en présentant par écrit une telle demande au directeur exécutif de l’AAPC. Ladite demande doit indiquer la date d’entrée en vigueur du retrait. Un préavis d’au moins trente (30) jours est requis. Le directeur exécutif doit présenter la demande au CA dès réception, mais le CA n’est pas tenu de prendre une mesure.

Le représentant de l’association affiliée auprès du CA sera réputé avoir remis sa démission prenant effet à la date du retrait de la reconnaissance de l’affiliée.

Les cotisations payées par une association affiliée au nom de ses membres ne sont pas remboursables dans l’éventualité ou l’affiliée perdrait son statut d’affiliation ou y renoncerait.

Politique sur les assurances

(Approuvé par le Conseil d’administration de l’AAPC en 2003)

Politique

L’AAPC doit souscrire des polices d’assurance de responsabilité civile des administrateurs et dirigeants d’organisme à but non lucratif avec couverture minimale de responsabilité d’un million de dollars (1 000 000 $) pour chaque administrateur de l’AAPC.

De plus, l’AAPC doit souscrire une assurance de responsabilité civile pour les événements tels les réunions du CA, les remises de prix et le Congrès annuel, afin de tenir à couvert le bureau de l’AAPC en cas de réclamation en responsabilité civile.

Procédure

Le directeur exécutif doit veiller à ce que la couverture d’assurance susmentionnée reste en vigueur et soit renouvelée chaque année.

Politique sur les cotisations

(Approuvée par le Conseil d’administration de l’AAPC le 28 novembre 2002)

Les cotisations annuelles des membres de l’AAPC doivent être payées entièrement par les associations constituantes au plus tard le 1er avril de l’année en cours.

Des montants supplémentaires sont facturés sur une base trimestrielle pour les membres associés qui atteignent le statut de membre à part entière et qui adhèrent après le 30 mars ou pour les membres à part entière qui adhèrent à l’association constituante après cette date d’une façon ou d’une autre.

Ces montants supplémentaires sont facturés uniquement sur une base trimestrielle selon le tableau ci-dessous et doivent être rapprochés et payés au plus tard le 31 décembre de l’année en cours.

Période et cotisations payables
Janvier à mars : Cotisation entière
Avril à juin : ¾ de la cotisation
Juillet à septembre : ½ de la cotisation
Octobre à décembre : ¼ de la cotisation

Politique sur les élections

Approuvée par le Conseil d’administration de l’AAPC en octobre 2005 (version révisée approuvée le 29 mai 2014)

Objet

Consigner la procédure applicable aux élections annuelles à l’AAPC.

Politique

Conformément aux Règlements de l’AAPC, le Comité des candidatures soumettra une liste de candidats à l’approbation du conseil d’administration au moins quatre mois avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Avant de soumettre la liste, le président du comité vérifiera l’intérêt des candidats en question.

Critères d’admissibilité au poste de président élu de l’AAPC

Règle générale, les candidats doivent satisfaire aux critères suivants :

  1. être citoyen canadien;  
  2. avoir joué un rôle important au sein de la profession, soit comme membre d’un ou plusieurs comités ou organismes de supervision de la profession au Canada (p. ex. le CA de l’AAPC, l’Ordre des associés de l’AAPC, le Conseil d’agrément en architecture de paysage, la FAPC, le Comité de rédaction de Landscapes|Paysages, le jury pour les prix d’excellence ou une des associations constituantes) ou par son engagement auprès de la Fédération internationale des architectes paysagistes;   
  3. avoir une expérience de direction confirmée dans la gestion organisationnelle ou la gestion d’une équipe pluridisciplinaire ou la gestion budgétaire et financière ou dans les communications orales et écrites;
  4. avoir démontré son dévouement et sa vision à l’endroit de la profession d’architecte du paysage au Canada.

Le nom des candidats sera communiqué aux membres et chaque membre de plein droit pourra voter. (La définition d’un membre de plein droit figure dans la Politique de facturation de l’AAPC.)

Procédure

À sa réunion précédant le lancement du processus de nomination, le conseil d’administration de l’AAPC évaluera les aspects stratégiques des candidats souhaités, en regard des différents éléments des plans stratégiques existants ou prévus.

Composition du Comité des candidatures :

  • le président sortant, qui exercera les fonctions de président;  
  • le président du CA;
  • des membres-votants nommés par le CA qui ne sont pas admissibles à l’élection.

Les candidats à la présidence de l’AAPC peuvent être nommés par le Comité des candidatures ou présentés par écrit à ce dernier par cinq membres de plein droit de l’AAPC. Tous doivent satisfaire aux critères d’admissibilité précités. Le Comité des candidatures confirmera l’admissibilité de chacun et dressera la liste des candidats à l’élection qui sera soumise au conseil d’administration, aux fins de confirmation, avant l’annonce de l’élection.

Au moins 120 jours avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle de l’Association, le Comité des candidatures remettra au conseil d'administration la liste des membres-votants qui souhaitent briguer les suffrages pour les postes de directeur et de président élu.

Le directeur général transmettra par courriel ou par courrier la liste des candidats à tous les membres-votants, au moins 90 jours avant la date de l’Assemblée générale annuelle.  
Les autres mises en candidature, signées par au moins cinq (5) membres-votants, peuvent être soumises au directeur général jusqu’à 60 jours avant l’Assemblée générale annuelle, et doivent être accompagnées d’un document écrit où le candidat confirme son intérêt.

Au moins 40 jours avant l’Assemblée générale annuelle, le directeur général transmettra à tous les membres-votants, par courriel ou par courrier, un bulletin de vote officiel.  

Politique sur un fonds pour l'octroi de petites bourses au titre des initiatives de promotion de la profession de l'architecture de paysage

Approuvé par le conseil d'administration de l'AAPC le 7 décembre 2013

Objectif

Ce fonds a pour but de fournir au Comité exécutif des fonds ciblés pour lui permettre de répondre aux demandes urgentes de financement à l’appui des travaux de l’AAPC couvrant, notamment, des honoraires et des frais de voyage pour des initiatives de promotion de l’architecture de paysage, de petites bourses, etc.

De tels projets pourraient être proposés et gérés par des membres individuels, par des comités du CA ou par le CA lui-même. Les fonds seront mis à la disposition des membres jusqu’à ce qu’ils soient entièrement épuisés pour l’année en cours.

Montant

Le montant est de deux mille dollars (2 000 $) par année, avec un maximum de cinq cents dollars (500 $) par subvention.

Administration

La présente politique a pour but de constituer dès 2014 un fonds détenu par l’Association des architectes paysagistes du Canada, financé à partir du budget de l’AAPC sur une base annuelle et maintenu en tant que poste budgétaire de l’AAPC.

Le directeur général doit rendre compte de toute initiative financée aux réunions du CA de l’AAPC et dans le rapport annuel.

Le fonds ne doit en aucun cas être utilisé pour le fonctionnement et l’administration courants de l’AAPC.

Exigences visant les soumissions

Les demandes de financement du fonds doivent contenir les renseignements suivants. Les demandes incomplètes ne seront pas considérées.
 

  1. Un exposé sommaire (pas plus de 250 mots) du projet proposé ou de l’initiative proposée.
  2. Une description du projet (pas plus de deux pages), y compris un exposé des objectifs, de l’importance du projet et de la façon dont il appuie ou favorise les objectifs de l’AAPC.
  3. Un budget proposé pour le projet.
Évaluation des soumissions

Le Comité exécutif de l’AAPC évaluera les demandes en fonction des critères suivants. Toutes les décisions du Comité exécutif seront finales.

Critères d’évaluation

  • Les projets ne doivent pas être liés à l’administration courante de l’AAPC.
  • Les projets peuvent comporter un avantage direct ou indirect pour l’AAPC ou pour la profession de l’architecture de paysage.
  • Les projets doivent être réalisables à l’intérieur du calendrier proposé par le demandeur.
  • Les qualifications professionnelles du proposant doivent démontrer sa capacité d’exécuter le projet.
  • La qualité globale de la proposition déterminera le soutien financier.
Conditions liées à l’octroi de financement

Le logo de l’AAPC doit être affiché sous la liste de commanditaires.
À la fin du projet, un bref rapport indiquant les dépenses réelles et les résultats doit être présenté.
L’AAPC doit recevoir une copie de tous les produits finaux qui pourraient découler du projet (livre, article, présentation, émission Web, photographies, etc.).