POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

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(Approuvée par le CA de l’AAPC en 2003.)

L’Association des architectes paysagistes du Canada (l’AAPC) s’est engagée à maintenir la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. La politique de confidentialité, qui démontre notre engagement, a été élaborée en conformité avec les lois pertinentes en matière de confidentialité.

Portée de la politique

La présente politique s’applique à l’AAPC et à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels relatifs à ses membres. Elle vise uniquement les renseignements personnels et non les renseignements recueillis, utilisés ou communiqués à l’égard de personnes morales ou d’entités commerciales.

Cette politique n’impose aucune limite à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation par l’AAPC des renseignements suivants :

  • vos coordonnées d’affaires;
  • certains renseignements accessibles au public (p. ex. l’information contenue dans les annuaires téléphoniques et les registres publics).

Responsabilisation

L’AAPC est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde et a désigné un Agent de protection de la vie privée qui est responsable de la conformité de l’AAPC à la présente politique. Vous trouverez les coordonnées de l’agent à la fin du document.

Objets

L’AAPC recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

  • permettre à l’AAPC de communiquer avec ses membres et avec d’autres personnes;
  • fournir divers services et avantages aux membres et à d’autres personnes;
  • conserver des données sur les compétences et aptitudes particulières des membres;
  • appliquer les procédures de l’AAPC, notamment la participation aux comités et les élections;
  • mener des enquêtes auprès des membres afin d’améliorer les programmes et services;
  • s’acquitter de ses obligations en vertu de la loi et des règlements administratifs de l’AAPC.

Ces renseignements peuvent être communiqués à ces fins à des tiers. Une telle divulgation peut être publique (p. ex. compétences spéciales des membres) ou limitée à des personnes fournissant des services à l’AAPC (p. ex. un préposé au traitement des données). L’AAPC ne partage pas vos renseignements personnels avec des personnes ou organismes qui désirent solliciter votre participation ou votre adhésion ou encore vous offrir des produits ou des services.

La collecte, l’utilisation et la divulgation mentionnées ci-dessus sont nécessaires dans le cadre de votre relation avec l’AAPC à titre de membre.

Vous pouvez demander à l’AAPC de s’abstenir d’utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous au sujet d’événements ou de programmes spéciaux offerts par l’AAPC. L’AAPC s’engage à ne pas vous refuser l’accès à un produit ou à un service simplement parce que vous avez demandé à l’AAPC de ne pas utiliser vos renseignements personnels à ces fins.

Dans les cas où les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés à des fins autres que précisées précédemment, l’AAPC devra préciser lesdites fins et obtenir votre consentement, à moins que l’utilisation soit autorisée ou exigée par la loi.

Consentement

L’AAPC devra obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi autorise ou oblige l’AAPC à le faire sans votre consentement. Par exemple, l’AAPC pourrait recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans vous en aviser ni obtenir votre consentement dans les cas où :

  • l’AAPC recouvre ou acquitte une créance;
  • l’AAPC demande un avis juridique.

D’autres exceptions pourraient s’appliquer.

Votre consentement peut être explicite, implicite ou donné par l’entremise d’un représentant autorisé, tels un avocat, un agent ou un courtier.

Le consentement peut être donné verbalement, par écrit, par voie électronique, par omission (p. ex. si vous n’informez pas l’AAPC que vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués à des fins diverses après avoir été informé desdites fins) ou autrement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales, contractuelles ou autres, à condition que vous donniez un préavis écrit de retrait de consentement à l’AAPC. Dès réception d’un préavis écrit de retrait de consentement, l’AAPC vous informera des conséquences probables du retrait de consentement, qui pourraient inclure l’incapacité de l’AAPC de fournir certains services pour lesquels lesdits renseignements sont nécessaires.

Restrictions de la collecte des renseignements personnels

L’AAPC ne recueillera en aucun cas des renseignements personnels sans discernement et limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnable et nécessaire pour fournir ses services, et raisonnable et nécessaire aux fins consenties par vous. L’AAPC procéda également à la collecte de renseignements personnels conformément à la loi.

Restrictions d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront utilisés ou divulgués uniquement aux fins énoncées ci-dessus et autorisées par la loi.

L’AAPC conservera les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après ladite décision.

L’AAPC devra détruire, effacer ou anonymiser tout document ou autre dossier contenant des renseignements personnels dès qu’il est raisonnable de supposer que la conservation desdits renseignements n’est plus utile aux fins initiales ni nécessaire à des fins légales ou administratives.

L’AAPC procédera avec soin à la destruction de renseignements personnels afin de prévenir tout accès non autorisé à de tels renseignements.

Exactitude

L’AAPC s’assurera, dans la mesure du possible, que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Si vous avisez l’AAPC que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’AAPC procédera aux modifications nécessaires. Le cas échéant, l’AAPC enverra les renseignements modifiés aux tiers à qui ces renseignements ont été divulgués.

Advenant que vos renseignements ne soient pas modifiés à votre satisfaction, l’AAPC annotera les renseignements personnels dont elle a la garde en indiquant qu’une correction a été demandée, mais non effectuée.

Protection des renseignements personnels

L’AAPC protège les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir l’accès, la collecte, l’utilisation, la copie, la modification ou la cession sans autorisation ou des risques similaires.

L’AAPC prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que tous les fournisseurs ou agents qui participent à la prestation de services de l’AAPC mettent en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels d’un niveau comparable. Lesdites mesures de protection comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives ou électroniques. Des mesures d’enquête seront prises si l’AAPC a des motifs raisonnables de croire que des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués de façon inappropriée.

Ouverture

L’AAPC préconise l’ouverture à l’égard des politiques et procédures mises en œuvre pour protéger vos renseignements personnels et communiquera par écrit l’information connexe si vous en faites la demande. De plus, l’AAPC fournira une description du type de renseignements personnels qu’elle possède, ainsi qu’une description générale de son utilisation et de sa divulgation.

Accès

Vous avez un droit d’accès à vos renseignements personnels. Sur présentation d’une demande écrite et après vérification de votre identité, l’AAPC vous fournira tous les renseignements personnels qu’elle détient actuellement, sauf si une loi exige ou permet le refus d’un tel accès. L’AAPC vous fournira également de l’information sur la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés et une description des personnes et organismes, à qui ces renseignements ont été divulgués. Cette information sera disponible dans les 30 jours, à défaut de quoi l’AAPC vous avisera par écrit de la nécessité éventuelle d’un délai supplémentaire pour répondre à votre demande.

Dans l’éventualité cas où une demande d’accès serait refusée, l’AAPC vous en avisera par écrit, en précisant la raison du refus et en indiquant les autres mesures à votre disposition.

Plaintes

En cas de plainte, le plaignant doit faire parvenir sa plainte au bureau de l’AAPC, où elle sera examinée par le Comité exécutif. Un rapport concernant les mesures recommandées sera ensuite présenté au Conseil des gouverneurs de l’AAPC. Le Conseil approuvera ces mesures, qui seront consignées dans un journal de procédure.

Toute demande de renseignements, plainte ou autre question concernant cette politique doit être adressée par écrit à l’agent de protection de la vie privée.

Coordonnées :
Directrice générale
AAPC
12, crois. Forillon
Ottawa (Ontario)
K2M 2W5
executive-director@csla-aapc.ca