POLITIQUE ET LIGNES DIRECTRICES SUR L'ARCHIVAGE

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(Approuvé par le conseil d’administration de l’AAPC le 11 juillet 2013.)

Contexte

Au cours de ses 80 ans d’histoire, l’AAPC a accumulé plus de 75 boîtes de documents. Lors de son entrée en fonctions, en mars 2012, l’une des priorités de la directrice exécutive Michelle Legault fut de compléter l’archivage de tous les documents de l’AAPC. Cependant, l’archivage est un processus permanent et devrait faire partie intégrante de l’administration de l’AAPC.

Documents papier

De mars 2012 à mars 2013, tous les documents papier ont été examinés et classés selon trois catégories :

  • entreposés dans le bureau, en format électronique ou papier,
  • entreposés hors site,
  • éliminés.

De plus, les procès-verbaux, rapports annuels et renseignements historiques ont été chargés sur le site Web de l’AAPC, établissant ainsi un système de double sauvegarde.

Documents électroniques

En mars 2012, tous les documents électroniques reçus des administrateurs précédents ont été consolidés en un seul fichier électronique.

Définitions

Archives
Documents considérés comme ayant une valeur permanente.
Documents électroniques
Documents communiqués et mis à jour au moyen de matériel électronique.
Documents papier
L’ensemble des dossiers, livres et publications sur papier.
Documents essentiels
Documents cruciaux pour la continuité de l’organisation, tels les règlements administratifs, lettres patentes, certificats de prorogation, rapports annuels, procès-verbaux de réunions, guides de conseils, politiques et procédures, états financiers, polices d’assurance et contrats.

Responsabilité

La responsabilité de la mise en œuvre de la présente politique incombe au directeur exécutif.

Politique

Objet

La présente politique a pour but d’établir un cadre de gestion efficace des documents de l’AAPC. La présente politique fournit aux employés actuels et futurs de l’AAPC des conseils pour la création et l’utilisation des documents de l’AAPC et établit des normes de classification, de gestion et d’entreposage desdits documents.

Il est essentiel que l’AAPC maintienne un programme efficace de tenue de dossiers pour s’acquitter de son engagement à l’égard de la transparence et de la responsabilisation administratives. Un tel programme permet également à l’AAPC de rendre compte de ses décisions et de ses actions en présentant des preuves essentielles sous forme de documents et assure la préservation de l’historique de l’Association. La présente politique vise à garantir que les activités de l’AAPC sont documentées adéquatement, puis gérées conformément aux meilleures pratiques.

Une copie de sauvegarde des documents électroniques de l’AAPC doit être effectuée au moins une fois par semaine.

Une copie de la copie de sauvegarde des documents de l’AAPC doit être conservée dans un coffre-fort à l’épreuve du feu.

Les documents essentiels de l’AAPC doivent être numérisés, conservés dans les dossiers électroniques et sauvegardés de façon appropriée.

La McLaughlin Library de l’Université de Guelph doit recevoir chaque année les fichiers des prix d’excellence.

Le dépôt légal de Landscapes/Paysages auprès de Bibliothèque et Archives Canada est obligatoire.

Lignes directrices sur l’archivage des documents de l’AAPC

Documents électroniques

Les documents électroniques ont le même statut que les documents papier. Les documents électroniques et papier font l’objet des mêmes exigences prévues par la loi et on doit leur accorder le même degré de confidentialité et de soin. Par conséquent, les documents électroniques doivent être gérés dans le cadre normal de la tenue de dossiers. Pour l’entreposage des documents électroniques, les lignes directrices suivantes s’appliquent :

  • Les versions doivent être identifiées selon la date.
  • Les marques de suivi des modifications doivent être supprimées.
  • Les documents doivent être enregistrés en format .pdf ou selon un autre procédé micrographique, dans la mesure du possible.

Entreposage: Les documents électroniques contenant des documents de transactions officielles devraient être sauvegardés et migrés vers les nouveaux systèmes ou transférés à des systèmes de stockage hors ligne tels des CD-ROM pour la conservation à long terme. On doit élaborer des stratégies afin de s’assurer que ces documents restent accessibles et utilisables au moyen de toutes les prochaines générations de logiciels pendant toute la durée de leur conservation.

Destruction: Les documents stockés sur des supports magnétiques comme des disquettes doivent être détruits en reformatant le support au moins une fois. La suppression de fichiers sur un support magnétique n’est pas suffisante pour assurer la destruction des documents. Les copies de sauvegarde des documents doivent également être détruites. Les documents conservés sur des supports optiques, tels des disques réinscriptibles, doivent être détruits en coupant ou en broyant le support ou par d’autres moyens physiques.

Documents papier

Le papier est très vulnérable à la détérioration physique et chimique. Il est donc nécessaire de conserver les documents de façon simple, mais soigneuse, dans des conditions contrôlées, afin de préserver l’historique de l’organisation. La méthode la plus simple de conservation des documents historiques d’une organisation consiste à contrôler l’« environnement » des documents.

Les documents devraient être conservés dans des chemises étiquetées, sans acide ni couleur (susceptible de déteindre en cas de dégât d’eau). Les chemises devraient être entreposées dans un classeur à dossiers suspendus (et non empilées, ce qui pourrait accélérer la détérioration du papier). On doit éviter d’utiliser des cartables, qui prennent beaucoup de place et peuvent causer le gondolement et la détérioration du papier.

Contrôle des versions: Les versions antérieures (c.-à-d. préliminaires) de documents peuvent être supprimées une fois qu’elles ne sont plus nécessaires pour créer de nouveaux documents. Par contre, on ne doit pas éliminer les versions préliminaires qui documentent des décisions, raisons et actions importantes et qui contiennent de l’information importante non contenue dans la version finale du document. Ces directives sont applicables aux versions préliminaires de documents papier ou électroniques.

Destruction: Dans le cadre de la pratique administrative normale, on procède à la destruction des documents doubles, sans importance ou destinés à une utilisation à court terme seulement. Cette directive est applicable aux documents papier ou électroniques.

Les documents des catégories suivantes peuvent être détruits dans le cadre de la pratique administrative normale :

  • manuels ou directives périmés;
  • catalogues et revues spécialisées;
  • copies d’extraits de presse, de déclarations à la presse et de matériel publicitaire;
  • lettres de remerciements ou de condoléances et lettres anonymes;
  • demandes de renseignements d’ordre général;
  • listes d’adresses et avis de changement d’adresse;
  • calendriers et agendas;
  • télécopies dont on possède une photocopie;
  • messages téléphoniques;
  • versions préliminaires de rapports, correspondance, discours, notes, feuilles de calcul, etc.;
  • rapports réguliers de statistiques et d’étape compilés et reproduits dans d’autres rapports.

Archival and Special Collections Branch de l’Université de Guelph

En septembre 1991, l’AAPC a confié à l’Université de Guelph la garde de ses archives officielles de prix d’excellence. Le fonds documentaire de l’Université de Guelph couvre les projets ayant mérité des prix d’excellence de l’Association des architectes paysagistes du Canada depuis 1987.

Les dossiers sont classés par ordre chronologique et alphabétique, et par nom de projet à l’intérieur de chaque année. La collection compte plus de 600 dossiers de projets, dont un grand nombre contiennent des photos, bandes audio, diapositives, vidéos, disquettes, monographies, lettres, formulaires d’inscription et commentaires de jurys. Les présentations et les images de projets plus récents sont sur disques.

Les documents de l’AAPC ont été répertoriés dans le catalogue de la bibliothèque de l’Université de Guelph, PRIMO. Des dossiers complets indiquent les noms et dates des projets, le format et la nature des matériaux, les clients et personnes associées, ainsi qu’une brève description du contenu des dossiers et la cote topographique de la bibliothèque indiquant l’emplacement des dossiers.

La bibliothèque détient également une petite quantité de documents historiques connexes sur l’AAPC, dont :

  • listes de membres,
  • correspondance,
  • biographies de membres,
  • procès-verbaux des conseils de 1934 à 1978,
  • code d’éthique de l’AAPC,
  • liste de membres d’organismes constituants (AALA, BCSLA, OALA, AAPQ, ASLA, FIAP) des soixante-dix;
  • correspondance du président de l’AAPC de 1963 à 1969;
  • rapports d’agrément;
  • documents des réunions du conseil d’administration et du Comité exécutif des années quatre-vingt, quatre-vingt-dix et deux mille;
  • dossiers de la FIAP et de l’Alliance internationale.

À l’avenir, l’Université de Guelph a convenu d’accepter toutes les archives de l’AAPC.

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