POLITIQUE ET LIGNES DIRECTRICES SUR LE CONGRÈS

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(Approuvées le 15 mars 1983, modifiées le 23 octobre 2013)
 
Introduction

La sélection d’un lieu approprié pour la tenue du Congrès de l’AAPC est essentielle. La justification du lieu du prochain Congrès doit prendre la forme d’une analyse de rentabilisation, afin de protéger l’Association et d’atténuer les risques. Elle pourrait également aider l’AAPC à réduire les coûts et, en fin de compte, à gérer les attentes de tous les intervenants. Ce lieu doit être attrayant, accessible et abordable, afin de maximiser le nombre des délégués.

Contexte

L’AAPC organise un Congrès annuel comportant des réunions des CA, une assemblée générale annuelle, un banquet de remise des prix et l’intronisation des nouveaux membres de l’Ordre des associés. Il offre également des occasions de perfectionnement professionnel et de réseautage pour les membres.

Depuis plusieurs années, l’AAPC faisait équipe avec une association constituante qui, au nom de l’AAPC, organise le Congrès. À partir de 2013, cependant, l’AAPC assume la planification du Congrès, en maintenant généralement la relation d’hôte avec l’association constituante et en confiant à cette dernière certains aspects de la planification.

Une liste des congrès antérieurs de l’AAPC est jointe à la fin des présentes politiques et lignes directrices, à l’annexe A.

Politique

  • Le lieu du Congrès doit être approuvé par le CA selon le principe de l’alternance est-ouest, la frontière entre le Manitoba et l’Ontario constituant la ligne de séparation. Toute dérogation à cette procédure ou toute proposition d’emplacement situé à l’étranger doit être approuvée par les deux tiers des membres du CA. La rentabilité, la convenance de la destination de voyage et les questions logistiques doivent être prises en compte pour choisir le lieu du Congrès.
  • Le Congrès doit être tenu à des intervalles d’au moins dix (10) mois et d’au plus dix-huit (18) mois, à la date approuvée par le CA.
  • L’AAPC assume la responsabilité de l’administration et de la comptabilité du Congrès.
  • On doit conclure lors de chaque événement une entente de partenariat avec les associations constituantes décrivant en détail les rôles et responsabilités, et une convention de partage des bénéfices.
  • L’état des profits et pertes, et leur répartition entre l’organisme constituant et l’AAPC doivent être négociés pour chaque événement.
  • La publicité, les formulaires d’inscription, la programmation et les renseignements connexes liés au Congrès doivent être publiés entièrement dans les deux langues officielles.
  • Un comité de planification, incluant le directeur exécutif de l’AAPC, doit être constitué pour chaque congrès. Ce comité relèvera du conseil d’administration de l’AAPC.

Lignes directrices visant les rôles et responsabilités de l’AAPC et de l’organisme constituant

Le tableau qui suit illustre le partage des secteurs de responsabilité pour le Congrès :

AAPC

  • Gestion financière
  • Communications
  • Logistique générale
  • Coordination avec l’hôte
  • Appel de commandites
  • Appel de conférenciers
  • Graphisme et aménagement
  • Coordination des inscriptions

Association constituante

  • Coordination sur place du salon professionnel
  • Définition du thème et du programme et sélection des conférenciers
  • Coordination des bénévoles
  • Coordination des visites et du transport

Les deux

  • Nomination d’un président du Congrès et d’un comité de planification
  • Sélection d’un emplacement
  • Établissement du budget du Congrès
  • Établissement de l’horaire

Directives pour l’évaluation du lieu et de la date du Congrès

Pour choisir le lieu et la date du Congrès, on doit évaluer les éléments suivants :

Participation :

  • Disponibilité des membres et non-membres à l’emplacement proposé
  • Disponibilité des technologies de communication pour la participation à distance des membres

Contenu des conférences :

  • Disponibilité de conférenciers locaux
  • Disponibilité de visites locales

Recettes des conférences :

  • Pertinence pour les exposants et commanditaires d’un salon professionnel

Logistique :

  • Soutien pour l’emplacement proposé
  • Lieux convenables pour conférences/événements et réceptions hors site
  • Télécommunications et infrastructure
  • Disponibilité de l’hébergement

Attrait et ressources du lieu pour les participants :

  • Barrières linguistiques potentielles
  • Accessibilité du transport
  • Stabilité économique du lieu
  • Sécurité
  • Installations médicales
  • Climat
  • Possibilités touristiques

Synchronisation des conférences :

  • Conférences concurrentes ou connexes

Lignes directrices visant les emplacements situés à l’étranger et les congrès dans des lieux éloignés

L’AAPC peut organiser des congrès à l’étranger à des intervalles d’au moins cinq (5) ans.
Les emplacements à l’étranger doivent :
offrir aux membres de l’AAPC dans l’impossibilité de se rendre sur place des moyens de participer au Congrès à distance en temps réel.
offrir un avantage clair de l’emplacement choisi du point de vue du rayonnement, de la collaboration, etc.
donner aux membres l’occasion d’étendre leurs connaissances.
offrir des conditions favorables quant à la réglementation douanière, aux exigences en matière de visa et à la sécurité.

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