Politique et procédures de facturation

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(Approuvées par le conseil d’administration de l’AAPC le 29 mai 2014)

Responsabilité

La responsabilité de la facturation et de la perception revient au directeur général, au Comité des finances et au comptable de l’AAPC.

Raison d’être

La politique et les procédures de facturation de l’AAPC visent à établir des normes concernant la facturation et la perception des comptes clients, et à assurer l’uniformité des procédés, surtout en ce qui touche la gestion des comptes en souffrance.

Portée

Les procédures s’appliquent à toutes les factures émises par l’AAPC.

Politique concernant la facturation

Le client reçoit une facture dès qu’un produit lui est livré ou qu’un service lui est rendu par l’AAPC.

Les clients sont tenus de régler le montant intégral spécifié sur la facture.

Toutes les factures sont payables à la réception.

Lors de l’assemblée générale annuelle, tout membre ayant une ou des factures en souffrance ne pourra voter.
 
La non-réception d’une facture ne libère pas un client de son obligation de l’acquitter. La date d’envoi d’une facture figurant dans les dossiers de l’AAPC constitue une preuve suffisante de produit(s) livré(s) ou de service(s) rendu(s).

Politique sur le statut des membres

Les membres réguliers en règle sont des architectes paysagistes membres d’une association constituante ou affiliée approuvée à titre de catégorie membre de l’Association.

Pour être en règle au sein de l’AAPC, un membre :

  • doit être en règle selon les critères de son association constituante ou affiliée;
  • ne doit pas avoir de factures impayées depuis 90 jours ou plus.

Les membres en règle peuvent :

  • Se servir de l’appellation AAPC.
  • Voter aux élections de l’AAPC.
  • Être sélectionnés pour tout prix ou bourse de l’AAPC.
  • Être élus au Conseil d’Administration de l’AAPC.

Procédures

  1. Factures échues depuis moins de 30 jours : le directeur général demande au comptable d’envoyer la facture à nouveau.
  2. Factures échues depuis moins de 60 jours : le directeur général communique avec la personne concernée pour s’enquérir au sujet du défaut de paiement. Il offre au client éprouvant des difficultés financières un calendrier de paiement doté d’un montant payable immédiatement, et tente d’obtenir du client une promesse de paiement ou un paiement par chèque postdaté.
  3. Factures échues depuis moins de 90 jours : le Comité des finances devrait évaluer les comptes clients au cas par cas, et établir une stratégie de recouvrement. Les membres en défaut de paiement perdront leur statut « en règle ».  
  4. Accuser réception du paiement : Communiquer avec le client par téléphone ou par courriel lorsque la facture a été payée et que les fonds ont été reçus.
  5. Membres ayant perdu leur statut « en règle » : tout achat subséquent est refusé jusqu’à ce que la facture originale ait été acquittée (c.-à-d. propositions de candidature, inscription aux congrès, offres d’emploi, etc.). Ces membres seront par ailleurs privés de leur droit de vote aux élections de l’AAPC ainsi qu’à l’Assemblée générale annuelle.
  6. Les membres peuvent en appeler de la décision de les priver de leur statut en faisant parvenir au directeur général une lettre justificative accompagnée de leur paiement ou des détails de leur calendrier de paiement, afin de rétablir éventuellement leur statut « en règle ».