Directrice générale de l'AAPC Michelle Legault discute l'effet de la pandémie sur l'association

L’AAPC fonctionne comme une association virtuelle depuis 2012, année où j’ai été nommée directrice générale. En plus de numériser les archives de l’ensemble de l’organisation et d’offrir des
services aux membres virtuellement par l’entremise de notre site Web, nous avons établi des systèmes internes qui appuieraient une organisation virtuelle. Par exemple, la moitié des réunions du Conseil d'administration et toutes les réunions du Comité exécutif se tiennent par téléconférence et vidéoconférence, les réunions des comités et des conseils de l'AAPC se tiennent mensuellement par téléconférence et vidéoconférence au cours de l’année, puis en personne au Congrès annuel. Plus particulièrement, l’AAPC a mis en place une structure de travail de comités qui appuient virtuellement la participation des bénévoles. L’AAPC est un organisme dirigé par des bénévoles et fonctionne par l'entremise de ses comités approuvés par le Conseil d’administration. Le modèle que nous avons en place est un modèle où la composition des comités est assez restreinte (de trois à cinq membres, idéalement, plus un président) et repose sur une représentation géographique et une variété de compétences et d’expériences. Les comités sont chargés d’établir des orientations et des stratégies, mais les tâches et les mesures associées aux comités sont déléguées aux bénévoles qui se joignent aux groupes de travail pendant une courte période prédéterminée. Ce modèle de gestion de comités est en place depuis un certain nombre d’années, et l’association attribue son engagement élevé à cette structure de participation.

Étant donné que le modèle virtuel de l’AAPC est en place depuis 2012 et que ses membres et son Conseil d’administration sont habitués à travailler dans cet environnement virtuel, la pandémie n'a pas vraiment perturbé notre flux de travail. Outre une courte période de deux à trois semaines pendant laquelle les gens s’installaient et s’habituaient à leur nouvel environnement de travail à domicile, l’AAPC était, pour la plupart, en mesure de poursuivre ses activités. Sauf, bien sûr, pour notre congrès annuel, qui devait avoir lieu en juin 2020 à Calgary. Son annulation a été accueillie avec beaucoup de déception, mais le soutien et la compréhension des membres ont été énormes. Un certain nombre de réunions des comités et du Conseil d'administration de l'AAPC qui devaient avoir lieu pendant le Congrès ont été tenues virtuellement, les conférenciers principaux ont été annulés, les inscriptions ont été remboursées et les conférenciers ont été annulés, et quelques-uns ont voulu faire leurs présentations par webinaire. Les cérémonies ont été reportées à 2021, car les lauréats des Prix et les Associés-élus ont préféré les célébrations en personne parmi leurs collègues. Notre planification du Congrès de 2021 se déroule en modèle hybride, où les délégués peuvent choisir de participer en personne ou virtuellement.

C’est peut-être l’incertitude créée par la pandémie qui a posé le plus grand défi à l’AAPC. Quand tout cela prendra-t-il fin? Pouvons-nous réserver nos réunions en personne du Conseil? Notre congrès de mai 2021 aura-t-il lieu? Pourrons-nous célébrer le récipiendaire de la Médaille du Gouverneur général en architecture de paysage de 2020 au moyen d’une cérémonie en personne, aux côtés des médaillés de l’IRAC? Sinon, que pouvons-nous faire, en tant qu’association, pour remplacer les derniers vestiges d’événements de contact humain en personne? Et ces modèles de rechange seront-ils aussi attrayants?

Pour la première fois depuis 86 ans, en juin 2020, l’AAPC a tenu sa toute première assemblée générale annuelle virtuelle. Conformément à notre tradition selon laquelle toutes les réunions en personne sont centrées sur le Congrès annuel, notre AGA a été presque exclusivement tenue dans le cadre d’un autre événement. Nous avons souvent eu de la difficulté à assurer le quorum, et de nombreux membres ont participé par procuration. Cette année, cependant, nous avons tenu une AGA virtuelle de type webinaire en juin. Nous n’étions pas certains de la participation. Nous ne devions pas nous inquiéter. Nous avons accueilli trois à quatre fois plus de participants à notre AGA virtuelle que nous en avons accueillis à n’importe quelle autre AGA, et l'engagement des membres auprès du personnel après la réunion, leur offre de bénévolat et leur rétroaction, ont été vraiment étonnants et très appréciés.

L’expérience d’une AGA en ligne nous a appris que non seulement les membres étaient désireux de participer à des événements en dehors du Congrès annuel, mais qu’ils le feraient virtuellement. Et ils pourraient participer à nos événements traditionnels en personne sans créer d’émissions, appuyant la mission de l’AAPC d’adaptation au climat.

Alors que nous faisons face à 2021 et à son incertitude continue, une chose est certaine pour l’AAPC. Nous aurons toujours un plan B pour nos événements en personne, et nous espérons pouvoir toujours mobiliser nos membres par d’autres moyens, quels qu’ils soient. Et qu’avons-nous appris en tant qu’association? Que nous avons eu la sagesse d’envisager un modèle d’association virtuelle dès le début. À l’origine, nous l’avons fait pour deux raisons principales : financières (économies considérables de locaux à bureaux) et à des fins de continuité. Mettre en place une association virtuelle vous oblige à mettre de l’ordre dans notre maison. Vous numérisez vos archives, vous rendez vos données partageables, vous organisez une variété de plateformes de réunion, vous mettez en place des systèmes de gestion de projet pour maintenir l’engagement de votre équipe et vous créez des systèmes pour mobiliser les bénévoles. Vous soutenez vos valeurs, comme la réduction des émissions liées aux voyages à l’appui de l’adaptation au climat et, en fin de compte, vous déterminez comment atteindre vos objectifs en visant à devenir un organisme professionnel à la fois agile et alerte. En fait, quel est le rôle central d’une association professionnelle sinon cela?

 

Michelle Legault, Directrice générale

Association des architectes paysagistes du Canada

AAPC | CSLA 12 crois. Forillon, Ottawa (ON) K2M 2W5