Approuvée par le conseil d’administration de l’AAPC le 23 octobre 2013.
Mise à jour : avril 2023
Objectif
La présente politique définit les conditions de remboursement des dépenses de déplacement des administrateurs, des membres des comités ou leurs représentants, et du personnel de l’AAPC.
La politique a pour objet de rembourser les dépenses préapprouvées des employés et des bénévoles de l’AAPC.
Lorsqu’un déplacement d’affaires est associé à une période de vacances, seules les dépenses liées aux affaires de l’AAPC sont admissibles au remboursement.
Déplacement
Billets d’avion : tarifs aériens réguliers, plus le coût de l’assurance vol, de l’assurance annulation/remboursement, des taxes d’amélioration aéroportuaire et autres dépenses connexes.
Remarque : pour les vols de plus de huit heures, vous pouvez demander un surclassement au comité exécutif, en indiquant le tarif régulier et le tarif de la classe affaires.
En voiture : si le coût kilométrique est inférieur au coût du billet d’avion plus les frais de location d’un véhicule. Les taux par kilomètre du Conseil du Trésor (payable au kilomètre) seront utilisés. Les frais de déplacement sont payables en dollars canadiens seulement.
Par train : VIA Rail « 1 » si les coûts sont inférieurs à un billet d’avion.
Véhicule de location, navette, transports en commun, stationnement et taxi : coûts réels pour un véhicule de petite taille (économique) ou, si nécessaire, de taille moyenne.
Hébergement
Hôtel : le tarif négocié par l’AAPC pour une chambre dans un hôtel de catégorie intermédiaire, plus les taxes applicables.
Indemnité d’hébergement privé non commercial : Tarifs journaliers selon les lignes directrices du Conseil du Trésor.
→ LIEN VERS LES TARIFS DU SCT.
Remarque : la présente politique considère les services d’hébergement privés comme Airbnb au même titre qu’une chambre d’hôtel conventionnel.
Indemnité quotidienne
Veuillez consulter les lignes directrices du Conseil du Trésor pour connaître le remboursement maximal admissible.
À noter : l’AAPC remboursera les frais de repas sur présentation des reçus originaux.
Pour les repas de groupe, une liste de tous les convives sera exigée.
Les repas et frais accessoires payés en dollars américains seront remboursés en dollars canadiens au taux de change en vigueur.
À noter : lorsque le repas est payé par l’AAPC au nom de la personne en déplacement, aucune demande de remboursement n’est requise.
Politique de remboursement des boissons alcoolisées
L’indemnité quotidienne remboursera dans le cadre d’une activité officielle, sobre en alcool, deux boissons alcoolisées.
Lignes directrices sur la consommation d’alcool à l’intention des représentants de l’AAPC et lors des activités de l’AAPC :
- La consommation d’alcool pendant les réunions officielles est interdite. Toutefois, la consommation d’alcool est permise lors d’événements sociaux, qu’elle soit payée par la personne ou l’AAPC.
- Les représentants de l’AAPC sont invités à faire preuve de discernement et à modérer leur consommation d’alcool.
- L’AAPC est responsable de la consommation d’alcool de ses convives et doit veiller à la sécurité et au bien-être de ses membres et du personnel.
- Tolérance zéro pour l’alcool au volant. Toute personne ayant consommé de l’alcool doit utiliser les transports en commun, les taxis ou d’autres moyens de covoiturage.
Procédure
Pour être remboursé, veuillez présenter un Formulaire de demande de remboursement accompagné des reçus originaux à la directrice générale dans les 90 jours suivant la date de la réunion.