Politiques approuvés par le conseil d'administration de l'AAPC

Approuvé par le Conseil d’administration de l’AAPC en 2003. Révisé le 21 novembre 2023.

Politique

L'AAPC souscrira des polices d'assurance pour la responsabilité civile des administrateurs et dirigeants d'organisations à but non lucratif, les erreurs et omissions et la cyber-responsabilité. Le montant de la couverture doit être revu par le directeur exécutif tous les deux ans et doit être conforme aux normes de l'industrie en consultation avec le courtier d'assurance. Toute modification de la couverture d'assurance doit être effectuée en consultation avec le comité des finances et de la gestion des risques, qui soumettra une recommandation à l'approbation du conseil d'administration si des modifications s'avèrent nécessaires.

Le directeur exécutif veille à ce que les polices comprennent une couverture spécifique pour l'annulation ou d'autres interruptions d'événements tels que les réunions du conseil d'administration, les remises de prix, la conférence annuelle ou d'autres événements organisés par l'AAPC.

Approuvée par le conseil d’administration de l’AAPC le 23 mars 2015

Introduction

La communication constitue le principal rôle de l’AAPC au sein de la profession. En qualité de porte-parole des architectes paysagistes au Canada, l’AAPC a élaboré un ensemble de normes et procédures en vue d’assurer la clarté et la cohérence de ses communications auprès de ses différents publics.

Par conséquent, la Politique et les directives en matière de communication ont C La politique est particulièrement pertinente pour le Comité de promotion, dont les activités reposent essentiellement sur des projets de communication, et dans le cadre du plan stratégique de l’AAPC, qui énonce que les communications internes et externes constituent une priorité pour l’association.

L’AAPC concentre ses efforts de communication en vue de :

• promouvoir la mission et les programmes de l’AAPC (congrès, Ordre des associés, prix, etc.);
• mettre de l’avant les réalisations des membres;
• fournir des informations et des outils de communication à nos membres;
• soutenir les communications entre les associations constituantes;
• soutenir les activités du Comité de promotion;
• promouvoir les produits et les services de l’association;
• présenter une image sympathique au public;
• offrir en tout temps des communications dans les deux langues officielles;
• protéger la vie privée des membres, établir des limites claires et interdire l’intimidation et le harcèlement.

La politique appuie ces objectifs.

CLIQUER ICI pour lire la politique de communication et directives de l’AAPC
 

Approuvée par le Conseil d’administration de l’AAPC le 28 novembre 2002. Révisé le 21 novembre 2023.

Les cotisations annuelles des membres titulaires de l'AAPC doivent être payées en totalité par les associations constituantes au plus tard le 1er avril de l'année en cours ou, après accord avec le directeur général, en plusieurs versements à payer en totalité au plus tard en janvier de l'année suivante, avec au moins 60 % des cotisations facturées payées au plus tard le 1er avril de l'année en cours.

Des montants supplémentaires sont facturés trimestriellement pour les membres qui obtiennent le statut de membre à plein règle, les nouveaux membres effectifs qui adhèrent après le 30 mars ou les membres effectifs qui adhèrent à l'association constituante après cette date par d'autres moyens. Ces montants supplémentaires doivent être rapprochés et payés avant la fin du mois de janvier de l'année suivante, selon les directives suivantes :

Période et cotisations payables
Janvier à mars : Cotisation entière
Avril à juin : ¾ de la cotisation
Juillet à septembre : ½ de la cotisation
Octobre à décembre : ¼ de la cotisation

Approuvé par le Conseil d’administration de l’AAPC le 4 novembre 2006, modifié le 20 mars 2013, modifié le 8 novembre 2019. Modifié le 21 novembre 2023.

Objectif

Gérer le Fonds de réserve de l’AAPC.

Définitions

Le fonds de réserve de l’AAPC est destiné à constituer un coussin financier en cas de perte imprévue de revenus ou de dépenses extraordinaires.

Contexte

La présence et la taille d’un fonds de réserve devraient être directement liées aux risques raisonnablement prévisibles. Dans le cas de l’AAPC, les revenus proviennent des cotisations annuelles. Le risque serait que, pour une raison quelconque, une ou plusieurs composantes se retirent soudainement ou omettent de verser des cotisations. La Société serait alors confrontée à la nécessité de continuer à payer tous les engagements en suspens.
Le comptable CSLA consulté a recommandé de ne pas investir le fonds de réserve dans autre chose que des instruments portant intérêt. Il s’agit de fonds de réserve, et non de fonds de croissance, qui ne devraient pas être en actions ou autres instruments dont la valeur augmente ou diminue.

En outre, le fonds de réserve de l'AAPC doit être conservé dans un type d'investissement accessible, où des frais ou des pénalités minimes seraient nécessaires pour retirer les fonds.

Politique

L’AAPC maintiendra un fonds de réserve d’au moins trois mois de dépenses de fonctionnement, estimées à 200 000 $ (en 2023). L’investissement du fonds relève de la responsabilité du directeur exécutif – il doit être investi dans des CPG par tranches de 50 000 $ ou moins, dans des catégories de placement à faible risque et facilement remboursables ou remboursables à un coût minimum ou des comptes d'épargne à taux d'intérêt élevé. Tous les intérêts tirés de ces placements seront réinvestis dans le Fonds de réserve afin que le fonds suive le rythme de l’inflation.

Chaque année, pendant la préparation du budget de l’AAPC, le Comité des finances et de la gestion des risques examine le Fonds de réserve de l’AAPC pour déterminer si le montant est approprié, en fonction des budgets et des activités de l’année à venir. Les ajustements nécessaires doivent être apportés au moment de l’approbation du budget annuel et doivent être recommandés par le Comité des finances et de la gestion des risques.

Utilisation et reconstitution du Fonds

Le fonds de réserve ne doit être utilisé que dans les cas de détresse extrême de l’organisation, comme :
- La dissolution de l’AAPC
- Annulation d’un événement majeur pour des raisons indépendantes de la volonté de l’AAPC

Dans de tels cas, le fonds de réserve serait utilisé pour couvrir les passifs de l’AAPC. Un budget distinct et une justification écrite de l’utilisation du Fonds de réserve doivent être présentés au Conseil de l’AAPC pour approbation. La justification doit également comprendre un plan de reconstitution du Fonds de réserve. L’utilisation du fonds doit être approuvée par un vote super-majoritaire du Conseil (deux tiers).

Approuvé par le Conseil d'administration de l'AAPC le 30 mars 2017 (Révisé le 9 septembre 2021)

Objet : Orienter le Conseil d’administration de l’AAPC dans le choix et l’approbation d’un juré externe pour le jury annuel des prix d’excellence tel que recommandé par le Comité des Prix d’excellence.

Rôle : Le rôle du juré externe est de fournir un point de vue multidisciplinaire à la profession d’architecte paysagiste, et une perspective nationale ou internationale à la profession. 

Le juré externe est un membre ayant un vote de plein droit.

Critères de sélection : Le choix du juré externe doit être approuvé par le CA de l’AAPC, selon la recommandation du président du Comité des prix d’excellence.

Le juré externe doit : travailler ou étudier dans les domaines du design ou des communications
connaître l’architecture du paysage

Calendrier et processus

Au moins 3 mois avant la date du jury, le président du Comité des prix d’excellence doit soumettre ses recommandations concernant un juré externe au CA de l’AAPC par l’intermédiaire du directeur général. Le CA ou le comité exécutif de l’AAPC appuiera une recommandation et le président des prix d’excellence pourra alors procéder à l’invitation.
 

(Approuvée par le CA de l’AAPC en 2003. Révisé et approuvé par le Conseil le 23 mars 2021.)

L’Association des architectes paysagistes du Canada (l’AAPC) s’est engagée à maintenir la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels. La politique de confidentialité, qui démontre notre engagement, a été élaborée en conformité avec les lois pertinentes en matière de confidentialité.

Portée de la politique

La présente politique s’applique à l’AAPC et à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels relatifs à ses membres. Elle vise uniquement les renseignements personnels et non les renseignements recueillis, utilisés ou communiqués à l’égard de personnes morales ou d’entités commerciales.

Cette politique n’impose aucune limite à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation par l’AAPC des renseignements suivants :

• vos coordonnées d’affaires;
• certains renseignements accessibles au public (p. ex. l’information contenue dans les annuaires téléphoniques et les registres publics).

Responsabilisation

L’AAPC est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde et a désigné à la directrice générale qui est responsable de la conformité de l’AAPC à la présente politique. Vous trouverez les coordonnées de l’agent à la fin du document.

Objets

L’AAPC recueille des renseignements personnels aux fins suivantes :

• permettre à l’AAPC de communiquer avec ses membres et avec d’autres personnes;
• fournir divers services et avantages aux membres et à d’autres personnes;
• conserver des données sur les compétences et aptitudes particulières des membres;
• appliquer les procédures de l’AAPC, notamment la participation aux comités et les élections;
• mener des enquêtes auprès des membres afin d’améliorer les programmes et services;
• s’acquitter de ses obligations en vertu de la loi et des règlements administratifs de l’AAPC.

Ces renseignements peuvent être SEULEMENT communiqués à ces fins à des tiers. L’AAPC ne partage pas vos renseignements personnels avec des personnes ou organismes qui désirent solliciter votre participation ou votre adhésion ou encore vous offrir des produits ou des services.

La collecte, l’utilisation et la divulgation mentionnées ci-dessus sont nécessaires dans le cadre de votre relation avec l’AAPC à titre de membre.

Vous pouvez demander à l’AAPC de s’abstenir d’utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous au sujet d’événements ou de programmes spéciaux offerts par l’AAPC. L’AAPC s’engage à ne pas vous refuser l’accès à un produit ou à un service simplement parce que vous avez demandé à l’AAPC de ne pas utiliser vos renseignements personnels à ces fins.

Dans les cas où les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés à des fins autres que précisées précédemment, l’AAPC devra préciser lesdites fins et obtenir votre consentement, à moins que l’utilisation soit autorisée ou exigée par la loi.

L’utilisation des renseignements personnels recueillis au moyen de sondages diffusés par l’AAPC ou ses entrepreneurs ne sera pas conservée. Ces renseignements sont plutôt recueillis uniquement pour l’utilisation globale à laquelle ils sont destinés – pour saisir des données sur la profession.

Consentement

L’AAPC devra obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels, sauf dans les cas où la loi autorise ou oblige l’AAPC à le faire sans votre consentement. Par exemple, l’AAPC pourrait recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans vous en aviser ni obtenir votre consentement dans les cas où :

• l’AAPC recouvre ou acquitte une créance;
• l’AAPC demande un avis juridique.

D’autres exceptions pourraient s’appliquer.

Votre consentement peut être explicite, implicite ou donné par l’entremise d’un représentant autorisé, tels un avocat, un agent ou un courtier.

Le consentement peut être donné verbalement, par écrit, par voie électronique, par omission (p. ex. si vous n’informez pas l’AAPC que vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou divulgués à des fins diverses après avoir été informé desdites fins) ou autrement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales, contractuelles ou autres, à condition que vous donniez un préavis écrit de retrait de consentement à l’AAPC. Dès réception d’un préavis écrit de retrait de consentement, l’AAPC vous informera des conséquences probables du retrait de consentement, qui pourraient inclure l’incapacité de l’AAPC de fournir certains services pour lesquels lesdits renseignements sont nécessaires.

Restrictions de la collecte des renseignements personnels

L’AAPC ne recueillera en aucun cas des renseignements personnels sans discernement et limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnable et nécessaire pour fournir ses services, et raisonnable et nécessaire aux fins consenties par vous. L’AAPC procéda également à la collecte de renseignements personnels conformément à la loi.

Restrictions d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront utilisés ou divulgués uniquement aux fins énoncées ci-dessus et autorisées par la loi.

L’AAPC conservera les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après ladite décision.

L’AAPC devra détruire, effacer ou anonymiser tout document ou autre dossier contenant des renseignements personnels dès qu’il est raisonnable de supposer que la conservation desdits renseignements n’est plus utile aux fins initiales ni nécessaire à des fins légales ou administratives.

L’AAPC procédera avec soin à la destruction de renseignements personnels afin de prévenir tout accès non autorisé à de tels renseignements.

Exactitude

L’AAPC s’assurera, dans la mesure du possible, que vos renseignements personnels sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Si vous avisez l’AAPC que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’AAPC procédera aux modifications nécessaires. Le cas échéant, l’AAPC enverra les renseignements modifiés aux tiers à qui ces renseignements ont été divulgués.

Advenant que vos renseignements ne soient pas modifiés à votre satisfaction, l’AAPC annotera les renseignements personnels dont elle a la garde en indiquant qu’une correction a été demandée, mais non effectuée.

Protection des renseignements personnels

L’AAPC protège les renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour prévenir l’accès, la collecte, l’utilisation, la copie, la modification ou la cession sans autorisation ou des risques similaires.
L’AAPC prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que tous les fournisseurs ou agents qui participent à la prestation de services de l’AAPC mettent en œuvre des mesures de protection des renseignements personnels d’un niveau comparable. Lesdites mesures de protection comprennent des mesures de sécurité physiques, administratives ou électroniques. Des mesures d’enquête seront prises si l’AAPC a des motifs raisonnables de croire que des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués de façon inappropriée.

Ouverture

L’AAPC préconise l’ouverture à l’égard des politiques et procédures mises en œuvre pour protéger vos renseignements personnels et communiquera par écrit l’information connexe si vous en faites la demande. De plus, l’AAPC fournira une description du type de renseignements personnels qu’elle possède, ainsi qu’une description générale de son utilisation et de sa divulgation.

Accès

Vous avez un droit d’accès à vos renseignements personnels. Sur présentation d’une demande écrite et après vérification de votre identité, l’AAPC vous fournira tous les renseignements personnels qu’elle détient actuellement, sauf si une loi exige ou permet le refus d’un tel accès. L’AAPC vous fournira également de l’information sur la façon dont vos renseignements personnels sont utilisés et une description des personnes et organismes, à qui ces renseignements ont été divulgués. Cette information sera disponible dans les 30 jours, à défaut de quoi l’AAPC vous avisera par écrit de la nécessité éventuelle d’un délai supplémentaire pour répondre à votre demande.

Dans l’éventualité cas où une demande d’accès serait refusée, l’AAPC vous en avisera par écrit, en précisant la raison du refus et en indiquant les autres mesures à votre disposition.

Plaintes

En cas de plainte, le plaignant doit faire parvenir sa plainte au bureau de l’AAPC, où elle sera examinée par le Comité exécutif. Un rapport concernant les mesures recommandées sera ensuite présenté au Conseil des gouverneurs de l’AAPC. Le Conseil approuvera ces mesures, qui seront consignées dans un journal de procédure.

Toute demande de renseignements, plainte ou autre question concernant cette politique doit être adressée par écrit à l’agent de protection de la vie privée.

Coordonnées :
Directrice générale
AAPC
12, crois. Forillon
Ottawa (Ontario)
K2M 2W5
executive-director@csla-aapc.ca


 

Approuvée par le conseil d’administration de l’AAPC le 23 octobre 2013. 
Mise à jour : avril 2023

Objectif

La présente politique définit les conditions de remboursement des dépenses de déplacement des administrateurs, des membres des comités ou leurs représentants, et du personnel de l’AAPC.
La politique a pour objet de rembourser les dépenses préapprouvées des employés et des bénévoles de l’AAPC.

Lorsqu’un déplacement d’affaires est associé à une période de vacances, seules les dépenses liées aux affaires de l’AAPC sont admissibles au remboursement.

Déplacement

Billets d’avion : tarifs aériens réguliers, plus le coût de l’assurance vol, de l’assurance annulation/remboursement, des taxes d’amélioration aéroportuaire et autres dépenses connexes. 

Remarque : pour les vols de plus de huit heures, vous pouvez demander un surclassement au comité exécutif, en indiquant le tarif régulier et le tarif de la classe affaires. 

En voiture : si le coût kilométrique est inférieur au coût du billet d’avion plus les frais de location d’un véhicule. Les taux par kilomètre du Conseil du Trésor (payable au kilomètre) seront utilisés. Les frais de déplacement sont payables en dollars canadiens seulement. 

→ LIEN VERS LES TAUX DU SCT

Par train : VIA Rail « 1 » si les coûts sont inférieurs à un billet d’avion.

Véhicule de location, navette, transports en commun, stationnement et taxi : coûts réels pour un véhicule de petite taille (économique) ou, si nécessaire, de taille moyenne.

Hébergement

Hôtel : le tarif négocié par l’AAPC pour une chambre dans un hôtel de catégorie intermédiaire, plus les taxes applicables. 

Indemnité d’hébergement privé non commercial : Tarifs journaliers selon les lignes directrices du Conseil du Trésor.

→ LIEN VERS LES TARIFS DU SCT.

Remarque : la présente politique considère les services d’hébergement privés comme Airbnb au même titre qu’une chambre d’hôtel conventionnel.

Indemnité quotidienne

Veuillez consulter les lignes directrices du Conseil du Trésor pour connaître le remboursement maximal admissible. 

À noter : l’AAPC remboursera les frais de repas sur présentation des reçus originaux.

→ LIEN VERS LES TAUX DU SCT 

Pour les repas de groupe, une liste de tous les convives sera exigée.

Les repas et frais accessoires payés en dollars américains seront remboursés en dollars canadiens au taux de change en vigueur.

À noter : lorsque le repas est payé par l’AAPC au nom de la personne en déplacement, aucune demande de remboursement n’est requise.

Politique de remboursement des boissons alcoolisées

L’indemnité quotidienne remboursera dans le cadre d’une activité officielle, sobre en alcool, deux boissons alcoolisées. 

Lignes directrices sur la consommation d’alcool à l’intention des représentants de l’AAPC et lors des activités de l’AAPC :

• La consommation d’alcool pendant les réunions officielles est interdite. Toutefois, la consommation d’alcool est permise lors d’événements sociaux, qu’elle soit payée par la personne ou l’AAPC.
• Les représentants de l’AAPC sont invités à faire preuve de discernement et à modérer leur consommation d’alcool.
• L’AAPC est responsable de la consommation d’alcool de ses convives et doit veiller à la sécurité et au bien-être de ses membres et du personnel. 
• Tolérance zéro pour l’alcool au volant. Toute personne ayant consommé de l’alcool doit utiliser les transports en commun, les taxis ou d’autres moyens de covoiturage.

Procédure

Pour être remboursé, veuillez présenter un Formulaire de demande de remboursement accompagné des reçus originaux à la directrice générale dans les 90 jours suivant la date de la réunion.
 

Approuvé par le Conseil d'administration de l'AAPC en 2007. Révisions approuvées le 9 novembre 2021.

L'AAPC fera préparer ses états financiers annuels par un comptable agréé qualifié. Ces états seront examinés par un vérificateur et toutes les déclarations fiscales requises seront préparées.
Le choix du comptable doit être approuvé par les membres lors de l'assemblée générale annuelle de l'année précédente.

Procédure

Le directeur général, en collaboration avec le comptable de l'AAPC, s'assure que les états financiers de l'AAPC sont préparés sur une base annuelle.
Les états sont considérés comme une ébauche jusqu'à ce qu'ils soient approuvés par le président du Comité des finances et de la gestion des risques.
 

Objectif

L'objectif de cette politique est de fournir des conseils et d'établir un cadre pour les dons de l'AAPC aux entreprises. Elle vise à garantir la transparence, la responsabilité et l'alignement sur la mission et les valeurs de l'AAPC, tout en favorisant des relations positives avec les partenaires et les organisations apparentées.

Cette politique couvre les dons en espèces et en nature.

Le budget des dépenses du comité AAPC peut être utilisé pour des dons à des événements, des projets ou des organisations qui soutiennent les objectifs du plan stratégique.

Principes directeurs

Conformité : Les dons des entreprises doivent être conformes à la mission, aux valeurs et aux objectifs de l'AAPC.

Impact : La priorité sera donnée aux projets et aux organisations pour lesquels les dons peuvent avoir un impact significatif et positif sur les bénéficiaires et les communautés cibles.

Transparence : L'AAPC maintiendra la transparence dans le processus d'attribution des dons, permettant aux donateurs et aux parties prenantes de comprendre comment leurs contributions sont utilisées.

Critères d'attribution

Seules les organisations caritatives ou à but non lucratif enregistrées peuvent recevoir des contributions en nature ou financières de l'AAPC.

Approbation

Le directeur exécutif peut approuver des dons ou des accords en nature d'une valeur maximale de 500 dollars. Tous les dons ou accords en nature d'une valeur supérieure à 500 dollars doivent être approuvés par le conseil d'administration.

Processus d'attribution des dons

Identification des causes et des projets : Les recommandations de bénéficiaires potentiels peuvent émaner du personnel, des membres, des membres du conseil d'administration ou des comités. Les accords de donation doivent être utilisés de manière efficace et efficiente, avec un minimum de frais administratifs pour l'AAPC.

Vérification préalable : L'AAPC fera preuve de diligence raisonnable pour évaluer la stabilité financière, la gouvernance et les antécédents des bénéficiaires potentiels. Il peut s'agir d'audits financiers, de visites sur place, d'entretiens avec les bénéficiaires et d'évaluations de la viabilité des projets proposés.

Prise de décision : Le Conseil d'administration et le Comité exécutif prendront la décision finale concernant l'attribution des dons sur la base des conclusions de l'audit préalable et de l'alignement sur la mission, les objectifs et le plan stratégique de l'AAPC, sur la base d'une recommandation et d'une motion approuvée.

Restrictions

Aucune contribution ne sera versée à des partis politiques ou à des campagnes individuelles pour des fonctions publiques. Aucune contribution ne sera versée lorsque l'AAPC, ou un membre de son conseil d'administration ou de son personnel, se trouve en situation de conflit d'intérêts (réel ou perçu).

Gestion de la donation

• Le directeur exécutif supervisera le suivi des fonds, la gestion de l'accord de donation (le cas échéant) et veillera à ce que les fonds soient utilisés exclusivement aux fins prévues.
• Le directeur exécutif veillera à ce que la donation de l'AAPC soit dûment reconnue. - Tous les accords doivent prévoir un rapport final.
• Tous les accords de donation ou en nature doivent être rédigés par écrit et signés par le directeur exécutif après approbation.
• Tous les accords de donation ou en nature doivent être suivis dans le planificateur de projet de l'AAPC.
• Tous les dons ou accords en nature doivent faire l'objet d'un rapport au Conseil d'administration par le directeur exécutif.

(Approuvé par le conseil d’administration de l’AAPC le 22 septembre 2022.)

Contexte

Au cours de ses 80 ans d’histoire, l’AAPC a accumulé plus de 75 boîtes de documents. Lors de son entrée en fonctions, en mars 2012, l’une des priorités de la directrice exécutive Michelle Legault fut de compléter l’archivage de tous les documents de l’AAPC. Cependant, l’archivage est un processus permanent et devrait faire partie intégrante de l’administration de l’AAPC.

Documents papier

De mars 2012 à mars 2013, tous les documents papier ont été examinés et classés selon trois catégories :

• entreposés dans le bureau, en format électronique ou papier,
• entreposés hors site,
• éliminés.

De plus, les procès-verbaux, rapports annuels et renseignements historiques ont été chargés sur le site Web de l’AAPC, établissant ainsi un système de double sauvegarde.

Documents électroniques

En mars 2012, tous les documents électroniques reçus des administrateurs précédents ont été consolidés en un seul fichier électronique.

Définitions

Archives
Documents considérés comme ayant une valeur permanente.

Documents électroniques
Documents communiqués et mis à jour au moyen de matériel électronique.

Documents papier
L’ensemble des dossiers, livres et publications sur papier.

Documents essentiels
Documents cruciaux pour la continuité de l’organisation, tels les règlements administratifs, lettres patentes, certificats de prorogation, rapports annuels, procès-verbaux de réunions, guides de conseils, politiques et procédures, états financiers, polices d’assurance et contrats.

Responsabilité

La responsabilité de la mise en œuvre de la présente politique incombe au directeur exécutif.

Politique

Objet
La présente politique a pour but d’établir un cadre de gestion efficace des documents de l’AAPC. La présente politique fournit aux employés actuels et futurs de l’AAPC et bénévoles, tels les members du Conseil d’administration, les comités, les groupes de travail des conseils pour la création et l’utilisation des documents de l’AAPC et établit des normes de classification, de gestion et d’entreposage desdits documents.

Il est essentiel que l’AAPC maintienne un programme efficace de tenue de dossiers pour s’acquitter de son engagement à l’égard de la transparence et de la responsabilisation administratives. Un tel programme permet également à l’AAPC de rendre compte de ses décisions et de ses actions en présentant des preuves essentielles sous forme de documents et assure la préservation de l’historique de l’Association. La présente politique vise à garantir que les activités de l’AAPC sont documentées adéquatement, puis gérées conformément aux meilleures pratiques.

Une copie de sauvegarde des documents électroniques de l’AAPC doit être effectuée au moins une fois par semaine.

Une copie de la copie de sauvegarde des documents de l’AAPC doit être conservée dans un coffre-fort à l’épreuve du feu.

Les documents essentiels de l’AAPC doivent être numérisés, conservés dans les dossiers électroniques et sauvegardés de façon appropriée.

La McLaughlin Library de l’Université de Guelph doit recevoir chaque année les fichiers des prix d’excellence.

Bibliothèque et Archives Canada doit recevoir le dépôt légal du magazine Landscapes|Paysages. Ce processus est géré par l'éditeur. Le rapport annuel de l'AAPC doit être déposé auprès de Corporations Canada sur une base annuelle.

Conservation des documents AAPC par les membres du Conseil et les bénévoles

Les membres du Conseil et les bénévoles de l'AAPC doivent détruire tous les documents de l'AAPC et les retirer de leur disque dur et de leur système de stockage en nuage une fois leur engagement ou mandat avec l'AAPC terminé, à moins qu'il ne s'agisse de documents accessibles au public affichés sur le site Web ou distribués par l'AAPC. Les membres du Conseil et des comités et les bénévoles peuvent conserver les produits, rapports ou autres documents publics qu'ils ont personnellement créés pour l'AAPC. Toutefois, ils doivent s'assurer que la version finale et modifiable du produit, rapport ou document est mise à la disposition de l'AAPC pour archivage.

Lignes directrices sur l’archivage des documents de l’AAPC

Documents électroniques
Les documents électroniques ont le même statut que les documents papier. Les documents électroniques et papier font l’objet des mêmes exigences prévues par la loi et on doit leur accorder le même degré de confidentialité et de soin. Par conséquent, les documents électroniques doivent être gérés dans le cadre normal de la tenue de dossiers. Pour l’entreposage des documents électroniques, les lignes directrices suivantes s’appliquent :

• Les versions doivent être identifiées selon la date.
• Les marques de suivi des modifications doivent être supprimées.
• Classé à la fois comme un fichier .pdf ou autre système de micro-imagerie, et comme un fichier éditable.

Entreposage: Les documents électroniques contenant des documents de transactions officielles devraient être sauvegardés et migrés vers les nouveaux systèmes ou transférés à des systèmes de stockage hors ligne tels des CD-ROM pour la conservation à long terme. On doit élaborer des stratégies afin de s’assurer que ces documents restent accessibles et utilisables au moyen de toutes les prochaines générations de logiciels pendant toute la durée de leur conservation.

Destruction: Les documents stockés sur des supports magnétiques comme des disquettes doivent être détruits en reformatant le support au moins une fois. La suppression de fichiers sur un support magnétique n’est pas suffisante pour assurer la destruction des documents. Les copies de sauvegarde des documents doivent également être détruites. Les documents conservés sur des supports optiques, tels des disques réinscriptibles, doivent être détruits en coupant ou en broyant le support ou par d’autres moyens physiques.

Documents papier
Le papier est très vulnérable à la détérioration physique et chimique. Il est donc nécessaire de conserver les documents de façon simple, mais soigneuse, dans des conditions contrôlées, afin de préserver l’historique de l’organisation. La méthode la plus simple de conservation des documents historiques d’une organisation consiste à contrôler l’« environnement » des documents.

Les documents devraient être conservés dans des chemises étiquetées, sans acide ni couleur (susceptible de déteindre en cas de dégât d’eau). Les chemises devraient être entreposées dans un classeur à dossiers suspendus (et non empilées, ce qui pourrait accélérer la détérioration du papier). On doit éviter d’utiliser des cartables, qui prennent beaucoup de place et peuvent causer le gondolement et la détérioration du papier.

Contrôle des versions: Les versions antérieures (c.-à-d. préliminaires) de documents peuvent être supprimées une fois qu’elles ne sont plus nécessaires pour créer de nouveaux documents. Par contre, on ne doit pas éliminer les versions préliminaires qui documentent des décisions, raisons et actions importantes et qui contiennent de l’information importante non contenue dans la version finale du document. Ces directives sont applicables aux versions préliminaires de documents papier ou électroniques.

Destruction: Dans le cadre de la pratique administrative normale, on procède à la destruction des documents doubles, sans importance ou destinés à une utilisation à court terme seulement. Cette directive est applicable aux documents papier ou électroniques.

Les documents des catégories suivantes peuvent être détruits dans le cadre de la pratique administrative normale :

• manuels ou directives périmés;
• catalogues et revues spécialisées;
• copies d’extraits de presse, de déclarations à la presse et de matériel publicitaire;
• lettres de remerciements ou de condoléances et lettres anonymes;
• demandes de renseignements d’ordre général;
• listes d’adresses et avis de changement d’adresse;
• calendriers et agendas;
• télécopies dont on possède une photocopie;
• messages téléphoniques;
• versions préliminaires de rapports, correspondance, discours, notes, feuilles de calcul, etc.;
• rapports réguliers de statistiques et d’étape compilés et reproduits dans d’autres rapports.

Archival and Special Collections Branch de l’Université de Guelph

En septembre 1991, l’AAPC a confié à l’Université de Guelph la garde de ses archives officielles de prix d’excellence. Le fonds documentaire de l’Université de Guelph couvre les projets ayant mérité des prix d’excellence de l’Association des architectes paysagistes du Canada depuis 1987.

Les dossiers sont classés par ordre chronologique et alphabétique, et par nom de projet à l’intérieur de chaque année. La collection compte plus de 600 dossiers de projets, dont un grand nombre contiennent des photos, bandes audio, diapositives, vidéos, disquettes, monographies, lettres, formulaires d’inscription et commentaires de jurys. Les présentations et les images de projets plus récents sont sur disques.

Les documents de l’AAPC ont été répertoriés dans le catalogue de la bibliothèque de l’Université de Guelph, PRIMO. Des dossiers complets indiquent les noms et dates des projets, le format et la nature des matériaux, les clients et personnes associées, ainsi qu’une brève description du contenu des dossiers et la cote topographique de la bibliothèque indiquant l’emplacement des dossiers.

La bibliothèque détient également une petite quantité de documents historiques connexes sur l’AAPC, dont :

• listes de membres,
• correspondance,
• biographies de membres,
• procès-verbaux des conseils de 1934 à 1978,
• code d’éthique de l’AAPC,
• liste de membres d’organismes constituants (AALA, BCSLA, OALA, AAPQ, ASLA, FIAP) des soixante-dix;
• correspondance du président de l’AAPC de 1963 à 1969;
• rapports d’agrément;
• documents des réunions du conseil d’administration et du Comité exécutif des années quatre-vingt, quatre-vingt-dix et deux mille;
• dossiers de la FIAP et de l’Alliance internationale.

À l’avenir, l’Université de Guelph a convenu d’accepter toutes les archives de l’AAPC.
 

(Approuvées le 15 mars 1983, modifiées le 23 octobre 2013 et le 30 mars 2017 et le 9 novembre 2021)

Introduction

La sélection d’un lieu approprié pour la tenue du Congrès de l’AAPC est essentielle. Ce lieu doit être attrayant, accessible et abordable, offrir un avantage clair de l’emplacement choisi du point de vue du rayonnement, de la collaboration, etc. et donner aux membres l’occasion d’étendre leurs connaissances afin de maximiser le nombre des délégués.

Contexte

L’AAPC organise un Congrès annuel comportant des réunions des CA, une assemblée générale annuelle, un banquet de remise des prix et l’intronisation des nouveaux membres de l’Ordre des associés. Il offre également des occasions de perfectionnement professionnel et de réseautage pour les membres.

Depuis plusieurs années, l’AAPC faisait équipe avec une association constituante qui, au nom de l’AAPC, organise le Congrès. À partir de 2013, cependant, l’AAPC assume la planification du Congrès, en maintenant généralement la relation d’hôte avec l’association constituante et en confiant à cette dernière certains aspects de la planification.

Une liste des congrès antérieurs de l’AAPC est jointe à la fin des présentes politiques et lignes directrices, à l’annexe A.

Politique

• Le lieu du Congrès doit être approuvé par le CA. La rentabilité, la convenance de la destination de voyage et les questions logistiques doivent être prises en compte pour choisir le lieu du Congrès.
• Le Congrès doit être tenu à des intervalles d’au moins dix (10) mois et d’au plus dix-huit (18) mois, à la date approuvée par le CA.
• L’AAPC assume la responsabilité de l’administration et de la comptabilité du Congrès.
• On doit conclure lors de chaque événement une entente de partenariat avec les associations constituantes décrivant en détail les rôles et responsabilités, et une convention de partage des bénéfices.
• L’état des profits et pertes, et leur répartition entre l’organisme constituant et l’AAPC doivent être négociés pour chaque événement.
• La publicité, les formulaires d’inscription, la programmation et les renseignements connexes liés au Congrès doivent être publiés entièrement dans les deux langues officielles.
• Un comité de planification, incluant le directeur exécutif de l’AAPC, doit être constitué pour chaque congrès. Ce comité relèvera du conseil d’administration de l’AAPC.
• Le profit de l'événement devrait être payé au partenaire selon la formule suivante: 75 % lorsque la comptabilité de l'événement est complétée, et la balance remise quand la vérification des états financiers de l'AAPC est complété. 

Lignes directrices visant les rôles et responsabilités de l’AAPC et de l’organisme constituant

Le tableau qui suit illustre le partage des secteurs de responsabilité pour le Congrès :

AAPC

• Gestion financière
• Communications
• Logistique générale
• Coordination avec l’hôte
• Appel de commandites
• Appel de conférenciers
• Graphisme et aménagement
• Coordination des inscriptions

Association constituante

• Coordination sur place du salon professionnel
• Définition du thème et du programme et sélection des conférenciers
• Coordination des bénévoles
• Coordination des visites et du transport

Les deux

• Nomination d’un président du Congrès et d’un comité de planification
• Sélection d’un emplacement
• Établissement du budget du Congrès
• Établissement de l’horaire

Directives pour l’évaluation du lieu, le format et de la date du Congrès

Pour choisir le lieu, le format et la date du Congrès, on doit évaluer les éléments suivants :

Participation :

• Disponibilité des membres et non-membres à l’emplacement proposé
• Disponibilité des technologies de communication pour la participation à distance des membres

Contenu des conférences :

• Disponibilité de conférenciers locaux
• Disponibilité de visites locales

Recettes des conférences :

• Pertinence pour les exposants et commanditaires d’un salon professionnel

Logistique :

• Soutien pour l’emplacement proposé
• Lieux convenables pour conférences/événements et réceptions hors site
• Télécommunications et infrastructure
• Disponibilité de l’hébergement

Attrait et ressources du lieu pour les participants :

• Barrières linguistiques potentielles
• Accessibilité du transport
• Stabilité économique du lieu
• Sécurité
• Installations médicales
• Climat
• Possibilités touristiques

Synchronisation des conférences :

• Conférences concurrentes ou connexes
• Annulation des événements

Lignes directrices visant les emplacements situés à l’étranger

L’AAPC peut organiser des congrès à l’étranger à des intervalles d’au moins cinq (5) ans.
Les emplacements à l’étranger doivent :

offrir aux membres de l’AAPC dans l’impossibilité de se rendre sur place des moyens de participer au Congrès à distance en temps réel.

offrir des conditions favorables quant à la réglementation douanière, aux exigences en matière de visa et à la sécurité.

Directive sur les événements virtuels

À l'occasion, l'AAPC peut envisager de tenir un événement virtuel. Les conditions suivantes peuvent être prises en compte pour déterminer si un événement virtuel, hybride ou en personne doit avoir lieu :

• Préoccupations de santé publique
• Mandats de santé publique
• Participation en raison d'un lieu éloigné ou d'un lieu qui ne peut accepter qu'un nombre limité de participants
• Programmation spéciale, telle que des événements pré ou post-conférence, ou la participation d'invités spéciaux de manière virtuelle.
• Autres événements mondiaux qui pourraient interrompre l’événement
   

Approuvé par le conseil d'administration de l'AAPC le 8 juin 2012. Révisé et approuvé par le Conseil le 23 mars 2021.

Responsabilité

Il incombe au directeur exécutif et au Comité exécutif d’élaborer et d’exécuter un programme efficace d’orientation du conseil d’administration (CA).

Objet

L’orientation a pour but de préparer les nouveaux membres du CA à leur rôle au sein de l’organisation. L’orientation est également très utile à tous les membres pour s’assurer que tous agissent selon une même base de connaissances. En fournissant à tous les nouveaux membres une orientation appropriée, on s’assure que le CA reste bien informé et possède les connaissances nécessaires pour diriger une organisation efficace, sans égard à la rotation naturelle de ses membres.

Transition

Si possible, le nouveau membre du Conseil devrait assister à une réunion du Conseil (aux côtés du membre sortant) dans un rôle d’office avant de commencer son mandat. La responsabilité de coordonner cela incombe au directeur général et aux nouveaux membres et aux membres sortants du Conseil. De plus, si un préavis suffisant est disponible, le directeur général devrait tenter d’organiser une réunion en personne avec le nouveau membre du Conseil (dans la mesure du possible).

Politique et procédure

L’orientation doit avoir lieu dès l’élection ou la nomination des nouveaux membres. Dans le mois suivant leur nomination au conseil d’administration de l’AAPC, les nouveaux membres doivent recevoir :

• un Guide du conseil d’administration,
• un Manuel de politiques de l’AAPC,
• le Rapport annuel le plus récent,
• le Plan stratégique en vigueur,
• le Manuel du Comité de l'AAPC, et
• le procès-verbal des deux dernières réunions du CA.

Le document sur le serment d’office dans le Manuel du Conseil doit être soumis au directeur général dans les deux mois suivant son entrée en fonction.

Le président de l’AAPC doit téléphoner ou envoyer un courriel au nouveau membre et répondre aux questions qu’il pourrait avoir au sujet des documents envoyés par le directeur général. Un appel de suivi par le directeur général doit suivre une fois que le nouveau membre du Conseil a eu le temps d’examiner les documents. Le nouveau membre devrait également prendre les dispositions nécessaires pour que le représentant de l’association qui quitte l’association donne une séance d’information complète, si possible. Enfin, le directeur exécutif devrait s’assurer que le nouveau membre se sent équipé des renseignements nécessaires pendant les réunions et devrait prendre des dispositions, au besoin, pour des échanges informels avant ou après les réunions prévues.

Champion du Conseil

À la suite de la première réunion du Conseil d’administration du nouveau membre, le directeur exécutif organisera une téléconférence avec le nouveau membre pour discuter de sa sélection de comités, de groupes de travail, de groupes de travail ou de questions sur lesquelles il choisit de jouer le rôle de champion du Conseil.

(Approuvées par le conseil d’administration de l’AAPC le 29 mai 2014)

Responsabilité

La responsabilité de la facturation et de la perception revient au directeur général, au Comité des finances et au comptable de l’AAPC.

Raison d’être

La politique et les procédures de facturation de l’AAPC visent à établir des normes concernant la facturation et la perception des comptes clients, et à assurer l’uniformité des procédés, surtout en ce qui touche la gestion des comptes en souffrance.

Portée

Les procédures s’appliquent à toutes les factures émises par l’AAPC.

Politique concernant la facturation

Le client reçoit une facture dès qu’un produit lui est livré ou qu’un service lui est rendu par l’AAPC.

Les clients sont tenus de régler le montant intégral spécifié sur la facture.

Toutes les factures sont payables à la réception.

Lors de l’assemblée générale annuelle, tout membre ayant une ou des factures en souffrance ne pourra voter.
 
La non-réception d’une facture ne libère pas un client de son obligation de l’acquitter. La date d’envoi d’une facture figurant dans les dossiers de l’AAPC constitue une preuve suffisante de produit(s) livré(s) ou de service(s) rendu(s).

Politique sur le statut des membres

Les membres réguliers en règle sont des architectes paysagistes membres d’une association constituante ou affiliée approuvée à titre de catégorie membre de l’Association.

Pour être en règle au sein de l’AAPC, un membre :

• doit être en règle selon les critères de son association constituante ou affiliée;
• ne doit pas avoir de factures impayées depuis 90 jours ou plus.

Les membres en règle peuvent :

• Se servir de l’appellation AAPC.
• Voter aux élections de l’AAPC.
• Être sélectionnés pour tout prix ou bourse de l’AAPC.
• Être élus au Conseil d’Administration de l’AAPC.

Procédures

1. Factures échues depuis moins de 30 jours : le directeur général demande au comptable d’envoyer la facture à nouveau.
2. Factures échues depuis moins de 60 jours : le directeur général communique avec la personne concernée pour s’enquérir au sujet du défaut de paiement. Il offre au client éprouvant des difficultés financières un calendrier de paiement doté d’un montant payable immédiatement, et tente d’obtenir du client une promesse de paiement ou un paiement par chèque postdaté.
3. Factures échues depuis moins de 90 jours : le Comité des finances devrait évaluer les comptes clients au cas par cas, et établir une stratégie de recouvrement. Les membres en défaut de paiement perdront leur statut « en règle ».  
4. Accuser réception du paiement : Communiquer avec le client par téléphone ou par courriel lorsque la facture a été payée et que les fonds ont été reçus.
5. Membres ayant perdu leur statut « en règle » : tout achat subséquent est refusé jusqu’à ce que la facture originale ait été acquittée (c.-à-d. propositions de candidature, inscription aux congrès, offres d’emploi, etc.). Ces membres seront par ailleurs privés de leur droit de vote aux élections de l’AAPC ainsi qu’à l’Assemblée générale annuelle.
6. Les membres peuvent en appeler de la décision de les priver de leur statut en faisant parvenir au directeur général une lettre justificative accompagnée de leur paiement ou des détails de leur calendrier de paiement, afin de rétablir éventuellement leur statut « en règle ».

Approuvée par le CA de l’AAPC le 15 mars 1983. Révisée en 2007. Révisée et approuvée par le CA le 15 octobre 2017. Révisée et approuvée par le CA le 6 novembre 2018. Révisé et approuvé par le Conseil le 23 mars 2021.

Généralités

Les dispositions relatives à l’assemblée annuelle incombent au directeur exécutif de l’AAPC, qui détermine comment et où se tiendra l’assemblée. L’assemblée générale annuelle peut se tenir en personne, de façon virtuelle ou hybride. S’il s’agit d’un événement en personne ou d’un événement hybride au congrès annuel, aucun autre événement du congrès ne doit entrer en conflit avec l’assemblée annuelle. La salle de réunion doit pouvoir accueillir au moins cent (100) membres et être équipée d’un système de sonorisation. S’il s’agit d’un modèle virtuel ou hybride, un système de vidéoconférence capable de gérer le déplacement, l’appui et le vote des motions est nécessaire. De plus, le système de vidéoconférence doit permettre aux membres de parler ou de poser des questions.

Structure de l’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle :
1.    Ouverture de l’Assemblée (président).
2.    Confirmation : l’avis de convocation a-t-il été envoyé conformément aux règlements administratifs (directeur général)
3.    Détermination : un quorum est-il requis ou non (directeur général)
4.    Présentation des membres du conseil d’administration de l’AAPC (président)
5.    Approbation du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente (directeur général)
6.    Dépôt du rapport du président sur l’Association (président)
7.    Dépôt du rapport sur les comptes de l’Association (président du Comité des finances)
8.    Rapport sur le plan stratégique (directeur général ou président)
9.    Rapport du président désigné (président désigné)
10.    Présentation du président désigné (président)
11.    Présentation du prochain Congrès annuel (président du Comité de planification du Congrès ou directeur général)
12.    Rapport de la FAPC (président de la FAPC)
13.    Période de questions et réponses pour les membres (président)
14.    Remerciements officiels de l’Association au président sortant (président désigné)
15.    Ajournement (président)
 

(Approuvée  par le conseil d'administration de l'AAPC en octobre 2003, révisée en novembre 2013)

Nomination

Le conseil d’administration de l’AAPC doit nommer un représentant auprès de la FIAP en vertu d’une motion du CA.

Durée du mandat

Le mandat du représentant auprès de la FIAP est de trois (3) ans. Le mandat d’un représentant en poste peut être renouvelé uniquement si aucun autre candidat n’est identifié. Un tel mandat est de trois (3) ans et n’est pas renouvelable.

Nomination et élection des candidats

Le CA doit proposer deux membres à un comité de nomination de la FIAP, chargé de choisir entre deux candidats ayant accepté d’être considérés pour la nomination. Les candidats à la nomination à titre de représentant auprès de la FIAP sont normalement choisis parmi les anciens présidents de l’AAPC. Les noms des candidats doivent être indiqués uniquement au CA, et non divulgués publiquement.

Le candidat retenu doit être sélectionné par vote secret du Conseil des gouverneurs. Le président du CA vote uniquement en cas d’égalité des voix.

Reconnaissance des associations affiliées

Les règlements administratifs stipulent que, sous réserve d’approbation par vote à majorité qualifiée du CA (un vote positif des deux tiers des membres du CA présents et habiles à voter), le statut d’affiliation peut être accordé à une association active dans le domaine ou appuyant la profession de l’architecture de paysage. Ce statut permettrait aux membres de catégories déjà approuvées de ladite association de devenir également membres de l’AAPC sous réserve du paiement par ladite association des cotisations individuelles prescrites. Les règlements exigent qu’une telle reconnaissance d’une association affiliée précise les catégories de membres de l’affiliée admissibles à l’adhésion à l’AAPC. (Voir les autres exigences des règlements.)

Politique

Les demandes de reconnaissance du statut d’affiliation doivent être par écrit et présentées au directeur exécutif de l’AAPC. Le directeur exécutif pourrait conseiller à l’organisation demandeuse de vérifier que la demande est complète et présentée de façon appropriée.

Les demandes de reconnaissance doivent inclure les renseignements suivants :

• le nom et les coordonnées de l’organisation demandeuse;
• une liste des membres actuels du CA;
• une copie des règlements administratifs en vigueur de l’organisation et de sa mission, si elle est constituée en personne morale;
• une description détaillée des activités connexes et de l’appui de l’association demandeuse à la profession de l’architecture de paysage;
• des détails au sujet de ces catégories de membres, y compris les critères, le nombre de membres et les cotisations pour chaque catégorie;
• le processus d’élection ou de nomination par l’association du représentant auprès du conseil d’administration de l’AAPC;
• les catégories de membres (si plus d’une) faisant l’objet de la demande du statut de membres réguliers de l’AAPC sous réserve de l’approbation du statut d’affiliation de l’organisation.

Les cotisations doivent être payées par l’association affiliée le 1er avril de chaque année ou, pour les nouvelles affiliées, dans les trente (30) jours suivant la réception d’une facture de cotisations de l’AAPC.

Les cotisations initiales seront établies en proportion de la partie restante de l’année d’adhésion à l’AAPC.

Afin d’encourager et d’appuyer l’adhésion aux associations constituantes, les membres d’une organisation affiliée qui sont également membres d’une association constituante ne sont pas tenus de payer une cotisation supplémentaire pour leur adhésion à une association affiliée. Les associations affiliées doivent fournir une liste de leurs membres qui sont également membres d’un organisme constituant et l’AAPC doit déduire les cotisations individuelles correspondantes du montant des cotisations payables par l’affiliée.

L’association affiliée doit remettre à l’AAPC un avis écrit indiquant le nom de la personne désignée à titre de représentant auprès du conseil d’administration de l’AAPC et payer toutes les cotisations applicables.

Retrait de la reconnaissance

Les règlements administratifs de l’AAPC stipulent que le CA peut, par vote unanime des représentants de toutes les organismes constituants auprès du CA, cesser de reconnaître toute association affiliée qui aurait omis à plusieurs reprises de régler ses droits d’adhésion ou qui tolérerait des pratiques qui portent atteinte à la profession d’architecte paysagiste.

Politique

Le CA doit aviser par écrit l’association affiliée que son statut d’affiliation fait l’objet d’une révision. Un tel avis doit être signifié au moins trente (30) jours avant la réunion du CA au cours de laquelle la révision doit être effectuée.

Le conseil d’administration de l’AAPC peut se réunir par téléconférence, conformément aux règlements administratifs, afin de voter sur le retrait ou non de la reconnaissance d’associations affiliées en raison de la nécessité d’un vote unanime de tous les représentants d’organismes constituants auprès du conseil d’administration de l’AAPC.

Les associations affiliées peuvent également demander le retrait de la reconnaissance de leur statut d’affiliation en présentant par écrit une telle demande au directeur exécutif de l’AAPC. Ladite demande doit indiquer la date d’entrée en vigueur du retrait. Un préavis d’au moins trente (30) jours est requis. Le directeur exécutif doit présenter la demande au CA dès réception, mais le CA n’est pas tenu de prendre une mesure.

Le représentant de l’association affiliée auprès du CA sera réputé avoir remis sa démission prenant effet à la date du retrait de la reconnaissance de l’affiliée.

Les cotisations payées par une association affiliée au nom de ses membres ne sont pas remboursables dans l’éventualité ou l’affiliée perdrait son statut d’affiliation ou y renoncerait.

Approuvée par le Conseil d’administration de l’AAPC en octobre 2005 (version révisée approuvée le 29 mai 2014)

Objet

Consigner la procédure applicable aux élections annuelles à l’AAPC.

Politique

Conformément aux Règlements de l’AAPC, le Comité des candidatures soumettra une liste de candidats à l’approbation du conseil d’administration au moins quatre mois avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Avant de soumettre la liste, le président du comité vérifiera l’intérêt des candidats en question.

Critères d’admissibilité au poste de président élu de l’AAPC

Règle générale, les candidats doivent satisfaire aux critères suivants :

1. être citoyen canadien;  
2. avoir joué un rôle important au sein de la profession, soit comme membre d’un ou plusieurs comités ou organismes de supervision de la profession au Canada (p. ex. le CA de l’AAPC, l’Ordre des associés de l’AAPC, le Conseil d’agrément en architecture de paysage, la FAPC, le Comité de rédaction de Landscapes|Paysages, le jury pour les prix d’excellence ou une des associations constituantes) ou par son engagement auprès de la Fédération internationale des architectes paysagistes;   
3. avoir une expérience de direction confirmée dans la gestion organisationnelle ou la gestion d’une équipe pluridisciplinaire ou la gestion budgétaire et financière ou dans les communications orales et écrites;
4. avoir démontré son dévouement et sa vision à l’endroit de la profession d’architecte du paysage au Canada.

Le nom des candidats sera communiqué aux membres et chaque membre de plein droit pourra voter. (La définition d’un membre de plein droit figure dans la Politique de facturation de l’AAPC.)

Procédure

À sa réunion précédant le lancement du processus de nomination, le conseil d’administration de l’AAPC évaluera les aspects stratégiques des candidats souhaités, en regard des différents éléments des plans stratégiques existants ou prévus.

Composition du Comité des candidatures :

• le président sortant, qui exercera les fonctions de président;  
• le président du CA;
• des membres-votants nommés par le CA qui ne sont pas admissibles à l’élection.

Les candidats à la présidence de l’AAPC peuvent être nommés par le Comité des candidatures ou présentés par écrit à ce dernier par cinq membres de plein droit de l’AAPC. Tous doivent satisfaire aux critères d’admissibilité précités. Le Comité des candidatures confirmera l’admissibilité de chacun et dressera la liste des candidats à l’élection qui sera soumise au conseil d’administration, aux fins de confirmation, avant l’annonce de l’élection.

Au moins 120 jours avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle de l’Association, le Comité des candidatures remettra au conseil d'administration la liste des membres-votants qui souhaitent briguer les suffrages pour les postes de directeur et de président élu.

Le directeur général transmettra par courriel ou par courrier la liste des candidats à tous les membres-votants, au moins 90 jours avant la date de l’Assemblée générale annuelle.  
Les autres mises en candidature, signées par au moins cinq (5) membres-votants, peuvent être soumises au directeur général jusqu’à 60 jours avant l’Assemblée générale annuelle, et doivent être accompagnées d’un document écrit où le candidat confirme son intérêt.

Au moins 40 jours avant l’Assemblée générale annuelle, le directeur général transmettra à tous les membres-votants, par courriel ou par courrier, un bulletin de vote officiel.