2025 Appel à commanditaires et exposants | AAPC

Centre Rogers (anciennement Centre Shaw) à Ottawa du 5 au 7 juin 2025

Salon professionnel : 6 juin 2025, 10 h à 20 h, cocktail de réception dans le salon des exposants

Table des matières

À propos du Congrès
Salon professionnel
1. Inscription des exposants
2. Spécifications
3. Services de manutention et d’électricité
4. Horaire de montage/démontage
5. Plan du salon
Commandites
1. Types de commandite
Personne-ressource

1. À propos du Congrès

C’est avec plaisir que l’équipe de planification vous accueillera au Congrès AAPC-OALA 2025. Vous et votre équipe aurez l’occasion comme jamais d’échanger avec des architectes paysagistes canadiens.

Vous aurez également l’occasion de réseauter avec plus de 350 congressistes, de rencontrer de nouveaux clients et de faire connaître votre entreprise à un vaste public.

Les participants proviennent de divers horizons : architectes paysagistes, architectes, urbanistes, ingénieurs, enseignants, étudiants ainsi que des employés et des représentants des trois ordres de gouvernement.

Pour en savoir plus sur le thème du congrès, cliquez ici.

Le Congrès AAPC-OALA 2025 se déroulera sur une période de deux jours et demi.

2. Salon professionnel

Le salon professionnel se tiendra de 10 h à 20 h le vendredi 6 juin 2025. Le hall du salon proposera :

la réception du vendredi soir, de 17 h à 20 h;
des places assises pour les repas tout au long du salon;
une place centrale, à côté de la salle plénière.

Un repas et une réception sont prévus dans le salon vendredi pendant les séances d’information et les visites de l’après-midi, les exposants pourront prendre une pause en milieu de journée.

Initiatives pour stimuler le trafic dans le salon professionnel

Le passeport du salon : Un passeport pour le salon sera fourni à chaque délégué. Il vous sera demandé de parapher la case de votre passeport lorsqu'un délégué visitera votre stand. Une série de prix sera attribuée en fonction du nombre de stands visités.

Distribution de tickets de boisson : Cette année, vous aurez l’occasion à la réception du vendredi soir de distribuer des coupons pour le bar, une gracieuseté de votre entreprise. Ajoutez le nom et le logo de votre entreprise au modèle ci-joint (veuillez conserver le logo du Congrès). Imprimez-en autant que vous souhaitez en distribuer. Les barmans ramasseront les coupons, et nous vous chargerons 9 $ pour chaque coupon portant le nom de votre entreprise.

Bars éphémères et snacks : Vous aurez également la possibilité d'installer un bar pop et/ou un snack à votre stand le vendredi. Le Centre Shaw offre d'excellentes options pour les bars à smoothie, les bars à thé à bulles ou les célèbres stations de beignets Maverick d'Ottawa.

a) Inscription des exposants

Tous les exposants sont tenus de s’inscrire au congrès en suivant les consignes qui leur seront communiquées par courriel dès l’ouverture des inscriptions.

À titre d’exposant, vous avez droit à deux passes d’exposant gratuites par stand. Autrement dit, si vous avez réservé deux stands, vous pouvez inscrire gratuitement 4 personnes. Si vous souhaitez inscrire plus de 2 personnes par stand, nous facturons 200 $ la passe. À noter que les passes d’exposant seront imprimés en fonction des noms inscrits sur la demande d’inscription. Si vous changez de représentants, nous imprimerons de nouvelles passes à la table d’inscription.

Nous vous encourageons à vous inscrire aux visites guidées et au Gala des prix afin de vous intégrer aux délégués.

Votre passe vous donne droit au service de restauration pendant le Congrès.

De plus amples informations sur les modalités d'inscription en tant qu'exposant seront communiquées dès que les inscriptions à l'événement seront ouvertes.

b) Spécifications

Frais
Stan : 1 pi x 10 pi : 2 600 $

Chaque stand vous donne droit :

aux repas offerts aux congressistes (réception du jeudi soir, déjeuner, dîner et réception du vendredi soir, déjeuner et dîner le samedi);
deux passes d’exposant (des passes supplémentaires peuvent être achetées);
2 chaises et une table de 2 m;
tubes et draperies;
moquette sur l’ensemble de l’espace d’exposition.

Le ou les stands réservés doivent être occupés pendant les heures d’ouverture du salon et le démontage anticipé n’est pas autorisé.

c) Manutention

Veuillez commander à l'avance le matériel de manutention pour votre stand ici. Commandez avant le 8 mai 2025 pour obtenir les meilleurs prix.

Commander ici

d) Horaire de montage/démontage

Jeudi 5 juin 2025

Montage de l’exposition (14 h à 17 h)

Vendredi 6 juin 2025

Montage de l’exposition (suite si nécessaire : 8 h à 10 h);
Ouverture de la salle d’exposition (10 h);
Réception du Salon professionnel (17 h à 20 h);
Fermeture de la salle d’exposition (20 h);
Démontage de l’exposition (20 h à 21 h).

Samedi 7 juin 2025

Démontage de l’exposition (si nécessaire : 8 h à 10 h).

e) Plan du salon

(NOTE : L'entrée du hall d'accueil est située au bas du plan)

Le paiement du stand confirme votre participation au salon. Veuillez indiquer vos préférences en matière de stand dans votre formulaire de demande.

Les demandes seront datées à leur réception. L’espace d’exposition sera d’abord attribué aux commanditaires, puis selon le principe du « premier arrivé, premier servi », pourvu que le demandeur n’ait aucune dette en souffrance envers l’AAPC ou l’OALA au 1er février 2025. L’attribution ne sera pas modifiée sans l’autorisation des organisateurs.

À noter : la dimension des stands est approximative et peut être modifiée par les organisateurs.

3. Commandite

Rehaussez votre présence au Congrès AAPC-OALA en commanditant un événement. Nous vous offrons plusieurs forfaits promotionnels au-delà de la traditionnelle affiche afin de répondre à la stratégie commerciale de votre entreprise.

Nous prévoyons des périodes de rencontre entre les commanditaires et les architectes paysagistes afin d’établir de réels échanges. Nous vous encourageons à participer au Congrès, à rencontrer les délégués et à promouvoir votre entreprise, votre marque et vos produits.

Ces forfaits de commandite sont proposés selon le principe du premier arrivé, premier servi. Plus vous réservez tôt, plus vous gagnerez en visibilité.

La date limite pour les logos, les publicités, les vidéos et le contenu numérique est le 1er avril 2025 (nous vous encourageons à les soumettre le plus tôt possible pour une exposition maximale).

a) Types de commandite

Commanditaires officiel du Congrès : 25 500 $

Deux packages de commandite de titre sont disponibles. (LES DEUX SONT PRIS)

Un commanditaire titre sera le sponsor du gala de remise des prix de l'AAPC (y compris le placement du logo, une opportunité de parole lors du gala, et une table de 8 personnes lors du gala de remise des prix) ;

Un commanditaire titre soutiendra la programmation de l'événement (y compris le placement du logo, une opportunité de parole lors des cérémonies d'ouverture, et une table de 8 personnes lors du gala de remise des prix).

Le forfait comprend :

votre logo sur la scène principale pendant la rencontre virtuelle et le Congrès;
une annonce publicitaire sur la page-web du Congrès;
une publicité vidéo de deux minutes qui sera diffusée à l’ouverture le matin, ajoutée au canal YouTube de l’AAPC et présentée sur le site web du Congrès;
commandite du Gala des prix de l’AAPC (comprend l’affichage du logo, un temps de parole au gala ainsi qu’une table pour 8 personnes au gala);
inscription gratuite au Congrès pour quatre (4) membres du personnel (passes supplémentaires à un tarif réduit);
une publicité pleine page dans le programme imprimé du Congrès;
cinq échanges dans les médias sociaux;
logo de l’entreprise dans le programme du Congrès;
logo et adresse-web de l’entreprise dans le Bulletin de l’AAPC et dans les publicourriels du Congrès;
distribution d’une publicité aux 9000 contacts électroniques de l’AAPC (l’AAPC diffusera la présentation graphique et l’article du commanditaire en français et en anglais);
Possibilité d’afficher et de distribuer un document et deux articles promotionnels à la table d’inscription.

Commanditaire partenaire : 15 500 $

SIX formules de parrainage de partenaires sont disponibles.
Ce forfait comprend:

une annonce publicitaire sur la page-web du Congrès;
premier choix de l’espace d’exposition;
une publicité vidéo de deux minutes qui sera diffusée à l’ouverture le matin, ajoutée au canal YouTube de l’AAPC et présentée sur le site web du Congrès;
commandite d’un événement spécial : réception d’accueil OU réception du Salon professionnel OU conférencier d’honneur OU cérémonie d’investiture du Collège des fellows;
inscription gratuite au Congrès pour deux (2) membres du personnel (passes supplémentaires à tarif réduit);
une publicité d’une demi-page dans le programme imprimé du Congrès;
deux échanges dans les médias sociaux;
logo de l’entreprise dans le programme du Congrès;
logo et adresse-web de l’entreprise dans le Bulletin de l’AAPC et dans les publicourriels du Congrès;
Possibilité d’afficher et de distribuer un document et un article promotionnel à la table d’inscription;
Invitation à présenter le représentant de votre entreprise et l'orateur principal lors des sessions plénières.

Commanditaire principale : 8500 $

Ce forfait comprend :

une annonce publicitaire sur la page-web du Congrès;
une publicité vidéo d’une minute qui sera diffusée à l’ouverture le matin, ajoutée au canal YouTube de l’AAPC et présentée sur le site web du Congrès;
commandite d’une séance de formation OU d’un déjeuner OU d’un dîner (nombre de commandites limitées) avec affichage du logo pendant l’activité, et présentation d’un conférencier et de votre entreprise;
inscription gratuite au Congrès pour deux (2) membres du personnl (passes supplémentaires à tarif réduit);
publicité d’un quart de page dans le programme imprimé du Congrès;
un échange dans les médias sociaux;
logo de l’entreprise dans le programme du Congrès;
logo et adresse-web de l’entreprise dans le Bulletin de l’AAPC et dans les publicourriels du Congrès;
possibilité d’afficher et de distribuer un document promotionnel à la table d’inscription.

Commanditaire associé : 5500 $

Ce forfait comprend :

commanditaire d’une visite avec la possibilité de se joindre au groupe de visiteurs et de réseauter avec les congressistes;
inscription gratuite au Congrès pour un (1) membre du personnel (passes supplémentaires à un tarif réduit);
un échange dans les médias sociaux;
logo de l’entreprise dans le programme du Congrès;
logo et adresse-web de l’entreprise dans le Bulletin de l’AAPC et dans les publicourriels du Congrès;
possibilité d’afficher et de distribuer un document promotionnel à la table d’inscription.

Commanditaire émergent : 2500 $

Ce forfait comprend :

logo de l’entreprise dans le programme du Congrès;
logo et adresse-web de l’entreprise dans le Bulletin de l’AAPC et dans les publicourriels du Congrès;
possibilité d’afficher et de distribuer un document promotionnel à la table d’inscription.

4. Personne-ressource

Katherine Velluso, Agente, Prix et honneurs
12, Forillon Crescent.
Kanata (Ontario) K2M 2W5
613-859-9605 | awards@csla-aapc.ca